Desde hace años venimos facilitando Consultoría y Formación en Seis Sigma a las empresas españolas. A lo largo de este periodo hemos venido recogiendo y analizando las dificultades que una parte importante de nuestras empresas, encuentran para la aplicación de la metodología Seis Sigma.

Tanto sean filiales de empresas multinacionales, como compañías que han empezado a introducir Seis Sigma por recomendación de sus clientes, o simplemente empresas que lo han abordado al considerarlo estratégico, el catálogo de dificultades en la aplicación es muy parecido. Las podríamos agrupar en tres categorías:

• El tamaño de la empresa y los recursos disponibles.
• La coexistencia de Seis Sigma con otras metodologías de mejora.
• La resistencia al cambio.

Recordemos para los menos iniciados que Seis Sigma es un proceso estructurado y disciplinado, guiado por datos, cuyo objetivo es mejorar el rendimiento y funcionamiento de la empresa. Esta mejora del rendimiento y funcionamiento se lleva a cabo a través de la mejora de los procesos.

La mejora de Seis Sigma es una mejora "rompedora", "cuántica", o como la bautizan los anglosajones "Break-through". Es decir, el funcionamiento, y en consecuencia el rendimiento de la Organización con la aplicación de Seis Sigma sufre un salto cualitativo y cuantitativo importante en un momento dado.

Figura 1: La mejora "rompedora" Seis Sigma Agrandar imagen

Obviamente para poder aplicar Seis Sigma es preciso partir de la base de que se cuenta o se quiere contar con un sistema de gestión de los procesos que sea la base sobre la que plantear la mejora.

Figura 2: Los procesos, su gestión y mejora Agrandar imagen

Esta decisión no está vinculada con, ni condicionada por, el tamaño de la empresa sino con su cultura y modelo de gestión.

Hoy en día los principales retos que se les presentan a los directivos de las empresas grandes y pequeñas son similares y sus iniciativas de mejora se enfocan con unos objetivos que se concretan en:

• Mejorar la lealtad de los clientes.
• Mejorar el crecimiento de los ingresos y de los resultados.
• Contar con una calidad de producto / servicio de primer nivel mundial.
• Reducir el tiempo de desarrollo de nuevos productos.
• Aumentar la participación en los mercados exteriores.

Por otra parte, los principios fundamentales del Seis Sigma sobre la reducción de la variabilidad de los procesos y, el método científico, nada tienen que ver con la dimensión de la empresa.

En resumen, en la metodología de mejora Seis Sigma, no hay nada que impida su aplicación en una Pyme.

"Gran parte del éxito está en saber seleccionar los proyectos que son adecuados para Seis Sigma"

Dificultades para la aplicación del Seis Sigma

¿Cuáles son entonces las dificultades específicas para las Pymes? Nuestra experiencia ha puesto de manifiesto que estas dificultades se concretan en:

• La carga del trabajo diario.
• La inexistencia de controles (datos).
• La falta de participación.
• La falta de claridad en las responsabilidades del proceso de mejora.
• La falta de recursos en cantidad y tiempo.
• La resistencia al cambio de las personas.

El primer paso para superar estas dificultades, es contar con un liderazgo claro que reconozca la necesidad de emprender un cambio organizacional importante que garantice la permanencia en el tiempo de la empresa, su supervivencia.

En segundo lugar, es clave un apoyo y soporte decidido de la Dirección General que primero entienda y luego promueva, incentive y guíe el desarrollo de la mejora, como aspecto fundamental de la gestión.

El superar la falta de datos requiere un cambio cultural, una formación ad hoc, y una explotación inteligente de los sistemas de información. No suele resultar difícil superar esta circunstancia, pero hay que ponerse a ello.

La falta de disponibilidad de personas en cantidad y tiempo, se viene afrontando con una dedicación parcial a la mejora de los procesos de especialistas a nivel Green Belt dirigiendo los equipos de mejora en las etapas iniciales y la subcontratación de la figura de Black Belts bien a empresas consultoras o a freelances para dirigir la experiencia, facilitar el enfoque y la resolución de los proyectos más complejos, y también hacer un "coaching" a Green Belts y Directivos. Al ir avanzando en la experiencia se suele promover a alguno de los Green Belts a Black Belt.

Otro de los obstáculos en la aplicación, está siendo la compatibilidad de Seis Sigma con otros sistemas de mejora.

Las metodologías de mejora que más comúnmente se están utilizando en las empresas españolas son:

• Mejora continua:De abajo a arriba y de desarrollo lento
• Lean Production:De impacto rápido y con acciones expeditivas.
• Seis Sigma:De arriba abajo, reflexiva y científica
• Reingeniería de procesos: Folio en blanco para empezar ex novo.

"El funcionamiento, y en consecuencia el rendimiento de la Organización con la aplicación del Seis Sigma sufre un salto cualitativo y cuantitativo importante"

Estas metodologías conviven en muchas ocasiones en función de los recursos disponibles. Además no son excluyentes, cada una de ellas tiene distinto alcance, distinto ritmo y diferentes objetivos. Seis Sigma no es la medicina universal que sustituye a las demás.

Gran parte del éxito de las empresas que aplican Seis Sigma está en saber seleccionar los proyectos que son adecuados para Seis Sigma. Aplicar las 5S’s para ordenar la casa y aligerar los procesos productivos y administrativos con aplicaciones de Lean Production, suelen ser pasos previos para la aplicación de Seis Sigma.

Pero incluso en empresas en las que ya se está trabajando en Seis Sigma se suelen plantar con éxito experiencias de "Lean" y se suelen mantener iniciativas de mejora continua que son enriquecidas por un mayor y mejor conocimiento de las herramientas estadísticas y las técnicas que emplea Seis Sigma.

Finalmente digamos que la tercera dificultad, pero no la menos importante, es la resistencia al cambio con la que habitualmente nos encontramos en la aplicación de Seis Sigma.

Figura 3: Seis Sigma, Metodología y herramientas de mejora Agrandar imagen

Mejorar significar cambiar

Las técnicas de Seis Sigma son potentes pero por sí mismas no son suficientes para lograr el cambio de la organización.

El cambio no es una elección simplemente racional, sino también emocional. Los Black Belts, Champions y Green Belts son líderes del cambio. Para ser eficaces deben conocer a fondo cómo se producen los cambios duraderos y cómo ellos son los que pueden contribuir a que sucedan. De ahí que el conocimiento sobre las personas y los grupos, sus emociones y comportamientos es un factor clave para el éxito.

La resistencia es emocional y es una expresión indirecta del desacuerdo. El desacuerdo suele surgir por dos motivos: el temor a la pérdida de control y el temor a la vulnerabilidad. Estos aspectos deben ser tratados no sólo con inteligencia sino con un conocimiento en profundidad del comportamiento de las personas.

Vencer la resistencia al cambio

El vencer la resistencia al cambio se suele plantear con la siguiente ecuación:

D x V x P > Resistencia

Donde D es el descontento o insatisfacción con el estado actual de las cosas, V es la visión del futuro y P son los primeros pasos. Evidentemente si cualquiera de estos factores es cero el producto es nulo.

Por lo tanto para vencer la resistencia, es preciso que en una mayor o menor medida, todos los factores sean superiores a cero. La D y la V (Descontento y Visión de Futuro) casi siempre son factores que se dan dentro de la Organización y en ocasiones con valores muy elevados.

Pero hay un factor que depende sobre todo de la voluntad de la Dirección: Es el factor P, los Primeros Pasos, el que necesariamente debe ser positivo. Cuanto mayor sea P (más pasos, más rápidos) más fácilmente venderemos la resistencia al cambio.

Carlos Achaerandio - Ingeniero Industrial
Black Belt Seis Sigma
Socio Director Human Management Systems