Casi todas las organizaciones se encuentran en la permanente búsqueda de soluciones absolutamente centradas en el cliente y orientadas al mercado que les permitan aumentar su cartera de clientes y fidelizar los existentes, manteniéndose a su vez rentables y competitivas.

Todas buscan mejorar, reducir costes y ser más eficientes, pero no es suficiente únicamente con soluciones tecnológicas o mejoras parciales de procesos, o la implantación de la calidad. Hay que buscar y conseguir eficiencias operacionales más profundas y duraderas, y la única manera de alcanzarlos es automatizando y gestionando los procesos. Sí, los procesos, aquellos elementos que existen en cualquier organización y que nadie los conoce ni los gestiona, ni se automatizan de principio a fin, creando así un entorno de trabajo proactivo, y no reactivo, y logrando alinear de manera eficiente los procesos y recursos empresariales a la estrategia, objetivos y metas.

Cualquier organización de cualquier sector y tamaño está viva, late, se mueve, reacciona, se adapta, ...  siempre a través de sus procesos y los recursos humanos y tecnológicos que ejecutan cada una de las actividades, tareas, servicios, datos y reglas de negocio.

Las herramientas (técnicas, metodologías y software) están disponibles y al alcance de cualquier empresa. Ahora es cuestión de que se utilicen. Muchas ya lo están haciendo y han saltado al vagón de la eficiencia operacional. Y no me refiero a simple teoría, sino que ya ha sido comprobado por muchas organizaciones en todo el mundo, con resultados excelentes.

La eficiencia operacional es lo que cualquier organización, privada o pública, alcanza cuando la combinación correcta de personas, procesos y tecnología se diseña, rediseña y aplica para mejorar la productividad y el valor de cualquier operación, al mismo tiempo que reduce los costes de sus operaciones al nivel deseado.

Podríamos definirla también de la siguiente manera:  "La capacidad que tiene cada organización para lograr los mejores resultados en términos de calidad, servicio, satisfacción, rentabilidad y productividad, empleando los recursos adecuados, racionalizando y simplificando los procesos, y reduciendo gastos".

El resultado final de mejorar la eficiencia operacional es:

• Aumento de la calidad en productos y servicios
• Agilidad para adaptarse a los cambios
• Redirigir recursos humanos a actividades de mayor valor
• Reducción de costes

Existen varias formas de alcanzar la eficiencia operacional.  Unas son más rápidas pero perduran menos en el tiempo, y otras menos rápidas pero logran sentar una base sólida en las empresas perdurando en el tiempo y creando una dinámica eficiente de mejora contínua y alineación de los procesos y recursos a la estrategia empresarial.

Las acciones rápidas y directas de reducción de costes,  la implantación de centros de servicios compartido, o la contratación de esquemas de outsourcing, suelen ser soluciones rápidas e incluso efectivas. Pero si queremos generar una base estructural sólida no hay que perder de vista nuestros procesos y recursos empresariales los cuales hay que simplificarlos, automatizarlos de principio a fin y gestionarlos adecuadamente, creando una cultura de gestión por procesos y mejora contínua en nuestras organizaciones.

BPM y sus tecnologías

A través del siguiente gráfico se ilustran las Tecnologías BPM (software) que automatizan los procesos de negocio, y permiten que las organizaciones logren modelizar, monitorizar, analizar y gestionar adecuadamente los procesos y recursos empresariales:

Sistema de recolección de información Agrandar imagen

La Gestión por Procesos (BPM-Business Process Management) y sus tecnologías logran principalmente: potenciar los sistemas y aplicaciones informáticas existentes en las organizaciones; aumentar considerablemente la eficiencia operacional, con reducciones de costes de al menos un 20% durante el primer año, y con aumentos importantes en la calidad de los servicios al cliente; y hacer realidad que los procesos y recursos empresariales estén totalmente alineados con los objetivos y estrategias del negocio.