Antes de todo debemos tener clara la tesis o idea principal a transmitir. Si tuviera que resumir todo en una sola frase, ¿cuál sería? Esta idea puede ser resultado de un estudio previo o generarse espontáneamente mientras va por ejemplo dando un paseo y pensando en otras cosas.

A continuación deberá documentarse, existen miles de fuentes fiables y no fiables en donde encontrar información, saber elegir lo que nos interesa y parar de buscar cuando ya se tiene suficiente es lo más importante. Más del 30% de todo lo que encontraremos no nos aportará nuevas ideas.

Ahora llega el momento de revisar la idea a transmitir y elegir un título. Tenga en cuenta que ha podido cambiar después de la información encontrada. Escriba las partes a desarrollar y los contenidos principales de cada una de ellas. Por lo general será adecuado mantener la estructura habitual de: Título, Introducción, Exposición de ideas, Conclusiones y Sentencia final.

El título será fundamental para incentivar a continuar leyendo. No perdamos a nuestro lector en ese momento y realicemos una buena introducción. Puede hacerse alguna pregunta para la reflexión, o bien buscar un punto en el que muchos lectores vayan a estar de acuerdo o en desacuerdo. Un posicionamiento inicial extremo hará captar mayor atención.

Para la redacción es necesario buscar el momento de mayor lucidez mental, no a todas las horas del día se está igual de inspirado. Procure utilizar frases cortas y disponga las ideas en orden lógico para que la lectura sea más fácil y rápida. Creo que a nadie le gusta tener que leer dos veces la misma frase. Pensando en los lectores superficiales puede destacar en negrita algunas frases o palabras fundamentales para ayudarles a sobrevolar el documento.

Sepa que a Miguel Ángel le ocupó 4 años y medio pintar la Capilla Sixtina. Busque la perfección de su artículo o informe en la justa medida. Si deja un medio de contacto podrán pedirle aclaraciones si algún punto no queda del todo claro. La subjetividad del lector y otros factores ajenos a usted podrán variar el modo en que se interpreten sus palabras.

Con las conclusiones puede hacer un resumen o dar nueva información de forma más esquemática. Ayudará así a fijar las ideas. Como colofón busque una sentencia final al texto que deje "buen sabor" al lector y, si es posible, que le haga pensar. Si le resulta complicado pruebe a emplear frases de personajes históricos relacionadas con el tema.

Por último, recuerde que cuando planifique su dedicación a preparar un artículo o informe el tiempo de revisión también acostumbra a ser elevado. Haga por ejemplo leerlo a otra persona para detectar las posibles mejoras, no se fíe del corrector ortográfico de su procesador de textos y evite que todo el trabajo quede arruinado por una mala revisión.

Conclusiones y sentencia

En definitiva, utilice esta guía cuando tenga que preparar el próximo artículo o informe y disponga de un tiempo limitado para hacerlo. Se recomienda la siguiente distribución del tiempo.

• 3% Decidir tesis o idea principal a transmitir
• 50% Recoger información, documentarse
• 3% Revisar idea a transmitir y elegir título
• 4% Definir los contenidos.
• 30% Redacción del artículo
• 10% Revisiones con colaboradores y modificaciones

Evidentemente con la experiencia ganará eficacia y probablemente llegará a crear su propia metodología de redacción. Ahora bien, si no ha medido en ninguna ocasión el tiempo que le lleva elaborar un informe será difícil mejorar. La próxima vez analice con más detalle su trabajo y establezca las vías para un mejor aprovechamiento del tiempo.