Temas:  contabilidad, TIC

De todos es conocida la importancia de la utilización de medios telemáticos en nuestras relaciones tanto con la Administración central, autonómica o local, como en nuestras relaciones con terceros, como es el caso de bancos o incluso proveedores y clientes.

Esta tendencia cobra cada vez más auge e importancia debido a los grandes beneficios que las Tecnologías de la Información ofrecen en el día a día de nuestros negocios y actividades. Por ello se han ido desarrollando una serie de normativas que han aportado luz a uno de los aspectos más críticos en el desarrollo de las actividades comerciales de las empresas, como es la posibilidad de realizar facturas a clientes a través de medios telemáticos.

La factura electrónica es un documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva su mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel.
Una factura electrónica contiene todos los datos de una factura, al que se le añade una cadena o secuencia de caracteres denominado firma electrónica. Al hacer esto, la factura electrónica adquiere plena validez fiscal y legal, por lo que se elimina la necesidad de imprimir el documento para hacérselo llegar al destinatario.

Aunque hace tres años que entró en vigor la directiva europea en materia de facturación electrónica, un informe de la consultora PriceWaterhouseCoopers revela que sólo el 36% de las empresas europeas utiliza sistemas de facturación y archivo electrónico, aprovechándose de todas las ventajas que les aporta, como el incremento de la eficiencia, el ahorro de costes, y la mayor rapidez en los pagos. Sin embargo, la mayoría todavía mantiene archivos en papel.

Según diferentes estudios, una empresa con una media de mil empleados, al año imprime nueve millones de páginas, realiza cuatro millones de fotocopias, mueve un millón de faxes y dedica cerca del sesenta por ciento de su tiempo a gestionar documentos. Además, en más de un noventa por ciento las comunicaciones internas y externas se realizan en soporte papel.

Desde el punto de vista de los costes para la empresa, esta cantidad de papel hace que su gestión represente entre el seis y el quince por ciento de sus ingresos, ya que su almacenamiento/búsqueda tiene un coste estimado de veinte euros y cumplimentarlo mal, ciento veinte euros.

Sin embargo, la utilización de la e-factura tiene numerosos beneficios para las empresas, como son el recorte de gastos (en papel, envíos y almacenamiento), trámites más ágiles (pocos minutos), ahorro de espacio y uso de procedimientos seguros para la entrega de documentación.

Confío en que las empresas españolas descubran pronto lo que las nuevas tecnologías como la e-factura, pueden hacer por ellos en su día a día, desde el ahorro de costes hasta el máximo aprovechamiento de sus recursos, pasando por un considerable aumento de la productividad.

David Millet
director corporativo de I+D de Sage

Alfonso Navarro
product manager División Pequeña Empresa de Sage