Uno de los recursos más apreciados y escasos es el tiempo. La eficiencia de las organizaciones es un factor diferenciador y eso implica que muchas veces tengamos que "aprender a trabajar" nuevamente. No nos referimos al buen desempeño de las funciones inherentes al puesto, ni tampoco a ampliar los conocimientos para mejorar el nivel de competencia. Estamos hablando de gestionar eficazmente nuestro tiempo.

A pesar de dedicar horas y horas al trabajo, ¿cuántas veces hemos tenido la sensación de estar funcionando mal por falta de tiempo? Es evidente que algo esta fallando. Para comenzar, les propongo reflexionar sobre una serie de afirmaciones que vamos a llamar leyes sobre el uso eficaz del tiempo.

Leyes sobre el uso eficaz del tiempo

• Ley de Parkinson: "Cualquier tarea se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible". Debemos fijar objetivos de tiempo en las tareas que desarrollamos, incluso las del día a día.
• Cuarta Ley de Murphy: "Nada es tan sencillo como parece, todo lleva más tiempo del que debería" Una planificación realista es vital para lograr nuestros objetivos.
• Principio o Ley de Pareto: "Un 20% de nuestro tiempo dará lugar al 80% de nuestros resultados". Priorizar las actividades y centrarse en las más importantes. Con eso lograremos llegar al 80% de los resultados que pretendemos.
• Ley Drucker: "Tenemos que reservar tanto tiempo para nuestras oportunidades como lo hacemos para nuestros problemas" ¿Por qué no utilizar más tiempo en evitar problemas? Generalmente dedicamos más tiempo a solucionar los problemas generados. Es mejor invertir los términos y focalizar nuestro esfuerzo en el éxito.

Pautas para abordar nuestro trabajo diario

Tambien hay una serie de pautas importantes, que se deben tener en cuenta cuando abordamos nuestro trabajo diario:

• Asignar tiempo a cada tarea: Generalmente las abordamos sin una previsión ni planificación. Empezamos una tarea cuando terminamos la anterior y las cosas se dilatan hasta ocupar todo el tiempo que tenemos. Asignemos por tanto un tiempo de dedicación para cada una de las tareas que abordemos. Por otro lado, tenemos la impresión de que la eficacia de una tarea es mayor cuanto más tiempo invertimos en ella. Pero atención: esto puede ser falso; es importante saber que existe un punto a partir del cual debemos considerar la relación tiempo- resultado.
• Gestionar los llamados ladrones de tiempo: En esta categoría se encuentran algunas cuestiones que restan dedicación a lo que es realmente nuestro trabajo, pero que sin embargo son inherentes al mismo. Son inevitables y por lo tanto hay que aprender a gestionarlas. Se trata de:
  • Las interrupciones: Hay que poner límites y saber decir no.
  • El teléfono: Ser breves y concisos son las claves para no perder nunca el objetivo de la conversación. Si estamos trabajando en algo importante que requiere una especial concentración, es imprescindible poner filtros a las llamadas recibidas.
  • Las reuniones: hay una gran tendencia en las organizaciones a celebrar reuniones para tratar todo tipo de cuestiones. ¿nos preguntarnos si es realmente necesario convocar una reunión o es mejor utilizar otra alternativa? Si optamos por la reunión como la mejor de las vías, es importante centrar la información en la convocatoria y enviarla con varios días de antelación (día, lugar, horario, temas a tratar, objetivo y personas involucradas).
  • Las decisiones: Ser eficaz también es saber buscar el equilibrio necesario entre la dedicación a deliberar y la toma de decisión más adecuada.
  • Apagar incendios: En el día a día surgen multitud de problemas que a priori parecen vitales y que requieren nuestra atención y dedicación, pero ¿son realmente importantes? Tenemos que evitar la tendencia a dejarlo todo ante continuas urgencias. Lo importante es lo único que debemos priorizar.

Priorizar es una de las claves de la Gestión Eficaz del Tiempo, pero ¿cómo hacerlo? Una práctica muy buena es hacer uso de la Matriz del Tiempo que a continuación mostramos:

¿Queremos comenzar a ser un poco más eficientes cada día? Aprendamos a gestionar más eficazmente nuestro tiempo, dediquemos unos minutos cada día a poner en práctica estas ideas. Es tiempo bien invertido.

Escrito por Raquel Boyero Uranga
Ribate y asociados.