Temas:  recursos humanos, competencias, selección de personal

Se trata de un tipo de ejercicio, contextualizado en puestos de decisión, y que, a través de la presentación de una situación laboral ficticia pero realista, permite valorar competencias como la planificación, capacidad de organización, el liderazgo o la toma de decisiones, entre otras.

A continuación trataremos de describir, desde su perspectiva más genérica, qué es un In-tray:

Todo comienza cuando un directivo, jefe o responsable – ficticio - debe dejar durante un tiempo largo (por una accidente, enfermedad, traslado) o definitivamente (deceso, jubilación, despido) su puesto habitual de trabajo. Entonces, es el candidato (objeto y objetivo de nuestra selección) quien debe recoger ese testigo y solucionar los problemas más importantes de esa compañía. La información que se entrega a nuestro participante es la que se encuentra en la bandeja de documentos de encima de la mesa . Entre esa información se encuentran notas de compañeros, faxes recibidos, documentos, correos electrónicos, la agenda y una nota de bienvenida con información general del puesto – objetivos, equipo directo, organigrama, etc. -.

El ejercicio es de aplicación individual y durante una hora y media este candidato (también llamado participante) tendrá que solucionar asuntos de diferente índole y relevancia. Es una hora y media porque, según se expone en las instrucciones, después de ese tiempo tendrá que tomar un avión a otro lugar que le obligará a ausentarse por una o dos semanas. Esto último añade una dificultad adicional al ejercicio puesto que le obliga a dejar todo bien atado. Éste se suele emplazar un viernes por la tarde/noche en una oficina en la que no queda nadie, y el lunes, todos los protagonistas, tendrán que tener muy claro qué hacer y cómo solucionar cada asunto pendiente.

Los asuntos: escenarios

Los asuntos o problemas a los que se enfrentará nuestro participante dependen principalmente de tres factores:

- El contexto donde se desarrolla la situación.
- La dificultad del ejercicio.
- El nivel funcional del participante.

En cuanto a los contextos, podemos concluir que hay tantos como sectores económicos: Así, la situación puede hacer referencia a asuntos habituales en el sector de las telecomunicaciones, la industria farmacéutica, la metalurgia o el sector servicios, entre otros. Haciendo que todo el ejercicio gire en torno a una misma situación, se logra una mejor credibilidad del proceso de evaluación y una mayor motivación por parte del participante.

La dificultad del ejercicio es variable y dependerá de lo exigente que queramos ser en el proceso de evaluación. Hacer que la compañía en la que se basa el ejercicio sea multinacional aporta una visión diferente de las competencias del participante que si fuera una empresa local. Habitualmente, los problemas de estrategia de negocio y los de toma de decisiones de naturaleza financiera suelen añadir una dificultad especial al ejercicio. Por el contrario, asuntos más relacionados con problemas interpersonales (eficacia del equipo, clientes insatisfechos, jefes irritados) suelen hacer al ejercicio más asequible.

Por último, dependiendo del nivel funcional que asuma el participante en el ejercicio se dispondrá de una evaluación u otra: en los puestos más operativos se valorarán sobre todo aspectos de gestión del trabajo, planificación, organización, solución de problemas, trabajo en equipo; a un mando intermedio se le valorará más el liderazgo, la delegación, el desarrollo de sus subordinados, etc.; mientras que a un mando superior se le pedirán respuestas ligadas a estrategia, visión de negocio o decisiones trascendentales.

Lo normal es que el participante se enfrente a unos 15 asuntos distintos, y de éstos, haya cuatro asuntos triviales, de muy baja importancia, cuatro de importancia media y otros cuatro que sean críticos para la buena marcha del departamento. El resto, se suelen desarrollar como asuntos de enlace, cuya finalidad es conectar unos asuntos con otros (p.ej: un asunto de alto absentismo, con otro de falta de formación o bien de clima laboral insano).

La valoración: Competencias Habituales. Formulario de Valoración

Un In-tray puede llegar a ser muy entretenido, lo que sin duda redundará en una mayor implicación del participante en el ejercicio. Sin embargo, a diferencia de los pasatiempos, estos ejercicios han sido (o deberían haberlo sido, por lo menos) diseñados por especialistas en el ámbito de la evaluación lo que les confiere un carácter de herramienta psicológica. Es decir, el fin último de estos ejercicios es conocer con certidumbre y de manera fiable cómo es un trabajador. Por eso, no exageramos si decimos que la etapa más complicada del In-tray, llega ahora, cuando hay que convertir el universo de respuestas de nuestros participantes en competencias y en niveles de éstas.

No resulta fácil relacionar el contenido de un fax que redacta el participante en el transcurso del ejercicio con un grado concreto de liderazgo. Por ello, es muy importante que las personas encargadas del proceso, no sólo estén suficientemente formadas en la técnica, sino que además conozcan el ejercicio en profundidad.