Cartas al directivo

Cómo garantizar la rentabilidad de sus reuniones

Los directivos pasan más de 2/3 de su tiempo en reuniones: un 60% aproximadamente en reuniones planeadas y un 10% en reuniones improvisadas convocadas a última hora.

12/07/2004 Patxi Barandiarán

Desgraciadamente las reuniones conducen a menudo a resultados muy escasos y constituyen para sus participantes, y para la empresa, un verdadero derroche de tiempo.

¿No es posible controlar el fenómeno?
Antes de organizar o participar en una reunión, se podría  plantear algunas preguntas:

Si es el organizador:

¿Está claramente definido y delimitado el objetivo que se pretende alcanzar?

¿No hay un mejor medio que la reunión para alcanzarlo?

¿El orden del día es preciso, detallado y completo?

¿Se comunicó a los participantes el objetivo y el orden del día?

¿Se ha elegido convenientemente el lugar, el momento y  la duración de la reunión?

¿Todos  los participantes previstos son necesarios?

¿Al contrario, no se omitió alguno cuya participación sería útil?

¿Los participantes confirmaron su presencia?

Si es participante:

¿Tiene una idea clara del objetivo y el orden del día de la reunión?

¿Esta reunión puede ayudarme?

¿Al contrario, mi presencia en esta reunión es útil ?

¿Qué haré si no participo en esta reunión?¿No hay mejor alternativa para mi - y para la empresa - que mi participación en la reunión ?

¿ Alguien puede representarme en la reunión, expresar mi punto de vista y darme cuenta del desarrollo de la misma?

¿Dispongo  (yo o mi representante) de todos los elementos de información útiles?

¿Estoy  (yo o mi representante)  preparado  para desempeñar correctamente mi papel?

Recomendación:
Para divertirse, y asustarse, calcule el coste  de sus reuniones (salario + cargas sociales de todos los participantes, gastos de desplazamiento , etc ).
¿Piensa realmente que siempre está justificado  este coste comparándolo con el resultado obtenido?

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