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Eficacia de los inventarios comerciales

En primer lugar, creo que es importante tener presente cuál es la finalidad de los inventarios. En mi opinión, hay dos motivos vitales.

1. Tener un conocimiento real del material que disponemos en nuestras instalaciones. Es decir, recuento y verificación de datos entre el teórico y el real.
2. Poder evaluar cuál es la situación real de la gestión que realiza por todo el personal implicado en las tareas propias del sector (entradas, salidas, picking, devoluciones...). Este punto permitirá descubrir cuál o cuáles son los motivos y/o factores del por qué se producen o repiten los mismos tipos de errores y actual en consecuencia para corregirlos.

Deberemos darnos cuenta de que realizar inventarios de manera continuada no implica contar con una buena gestión. Generalmente, las empresas que realizan gestiones eficaces llevan a cabo uno, o a lo sumo dos, inventarios. Además, aplican una política de recuentos cíclicos semanales, con los cuales van ajustando las posibles diferencias y, de esta manera, evitar tener que cerrar el almacén durante varios días para realizar un "mega inventario" y no entregar durante ese proceso de recuento los pedidos a los clientes (obviamente hay excepciones).

En conclusión, mis recomendaciones son las siguientes:

• Definir y aplicar procedimientos de trabajo para cada una de las tareas que se realicen dentro del almacén.
• Que el personal del almacén participe de la definición de los procedicmientos.
• Aplicar una política agresiva (inicialmente), y luego más mesurada, de recuentos cíclicos.
• Hacer participar a personas de otros departamentos en el caso de inventarios, con el fin de evitar vicios propios del personal del almacén.
• Realizar inventarios con doble recuento: primero un equipo de dos personas (preferentemente de diferentes departamentos) en el que se hará el primer recuento; y, a continuación, otro equipo de personas que realizará un segudo recuento. En caso de existir diferencias, otra persona ajena a los dos grupos realizará la verificación y recuento final.
• Durante el inventario, queda totalmente prohibida la entrada o salida de cualquier tipo de material del depósito.
• Crear un buen ambiente de trabajo, ya que las personas después de estar realizando un recuento durante más de tres horas comienzan a desmotivarse y es el momento en el que el inventario pierde fuerza y certeza de los datos obtenidos.

Con todo ello, verá que su gestión comenzará a ser cada día más eficaz, ya que contará con un sistema de avisos de errores.

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