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Herramientas para la comunicación exterior: la presentación (Parte I)

No basta con vestirse para la ocasión, debemos ser capaces de ver la imagen al completo: nuestra empresa somos nosotros mismos, nuestra atención telefónica, los folletos, catálogos, webs, mensajes… todo ello forma parte de la idea que los demás se harán de nuestra empresa.

10/4/2007 Punto Global

Es muy importante contemplar todos los elementos citados como parte de un inmenso puzzle que llevará a nuestro interlocutor a hacerse una imagen de nosotros en su cabeza.

Tenemos que trasmitir lo que somos, sin olvidar que somos mucho más que el servicio que prestamos o que el producto que producimos. En un mercado tan saturado como el que nos ha tocado vivir, muchas veces nos definimos, compramos y vendemos en función del valor que trasmiten las empresas, más que en función del producto concreto que vamos a adquirir o a vender.

Diseñar una imagen coherente con los valores y la misión de nuestra empresa es crucial, ya que nos ahorrará en muchas ocasiones muchas explicaciones inútiles.

Empecemos por los elementos más habituales, los más cercanos y de mayor uso, e iremos deteniéndonos en algunos de ellos en próximos artículos.

Tarjetas de visita, folletos o archivos de presentación y catálogos: Deben ser objeto de uso cotidiano. Por eso deben ser cuidados con el máximo mimo, deben ser traducidos al idioma que sea y trasmitir la imagen de seriedad, limpieza y calidad que se desea ofrecer al mercado. Conviene tenerlos en los dos formatos: tradicional y electrónico. ¡Cuidado con las traducciones! En cada idioma y cultura la expresión es diferente, por eso nadie como un nativo para traducir unos textos que luego nos representarán en cualquier ocasión o contacto comercial.

La web: al margen de sus posibles usos adicionales, la web es nuestra primera tarjeta de visita, la más internacional, y en muchas ocasiones, si está bien concebida, nos evitará enviar muestras o catálogos. Por ello es preciso concebirla como una buena tarjeta de visita, y por ende, debe cumplir los mismos requisitos que la tarjeta en papel: huir de los errores ortográficos o de traducción y transmitir la misma imagen concebida para la empresa. En este punto es particularmente necesaria la mano de un nativo en la redacción de los textos de cada idioma. En muchas ocasiones, las instituciones nos ofrecen apoyo económico para el desarrollo cibernético de nuestra empresa.

En diseños web hay infinidad de posibilidades, y debemos escoger aquella que más se ajuste e nuestra imagen de empresa, y sobre todo, que nos permita "crecer" en el uso de nuestro site de cara al futuro. Tal vez tengamos planeado traducir la web a idiomas adicionales, o crear una base de datos de uso exclusivo de clientes…, plantear esas alternativas al diseñador nos ayudará a optimizar las inversiones en este campo.
La web debe ser clara, rápida, concisa y sobre todo coherente con la imagen de nuestra empresa.

Promoción web: a través de portales especializados, a través de las palabras clave que buscan los buscadores, o a través de campañas de marketing viral, podemos hacer que nuestra web sea más "visible". En el mundo se multiplican de día en día las páginas web, y que alguien caiga por azar en la nuestra es algo difícilmente imaginable. Por eso, a través de diversas herramientas, y con ayuda de nuestro diseñador y agencia de marketing podemos promocionar nuestro site y hacer más visible nuestra empresa a nivel internacional.

Dossier de prensa: Somos, en muchas ocasiones, objeto de atención sin darnos cuenta. En otras ocasiones podemos fomentar la aparición de nuestra empresa en medios generalistas o especializados. Esa manera de hacer visible nuestra empresa resulta, en algunas ocasiones, más creíble que la publicidad financiada desde la propia empresa. Se trasmite la impresión de actividad, de notoriedad y de seriedad según el medio elegido. El dossier de prensa recopila las noticias y hechos "noticiables" de la empresa.

Las agencias de comunicación: coordinan y gestionan las apariciones en los medios de la empresa, aprovechan todos los recursos y comunican los principales eventos de la empresa. Estudian los medios por país y generan la información "a medida". A veces necesitaremos coordinar diversas agencias, diseminadas por países, y en otras buscaremos una agencia grande que pueda hacerlo todo. Cuando la coordinación la realizamos nosotros desde la propia empresa, mantenemos un control más estrecho y tal vez podamos controlar mejor el gasto en este capítulo. Sin embargo, cuando la coordinación la realiza la propia agenda de comunicación, su gestión es más profesional, decantarnos por un sistema u otro dependerá siempre de nuestros objetivos y de la intensidad perseguida con estas campañas.

Las ferias. En ellas se hace uso de todos los recursos informativos de la empresa: medios audiovisuales, pasquines, folletos..., sin embargo no podemos olvidar los recursos informativos que ofrece la propia feria (dossieres de prensa...). Las ferias internacionales son una herramienta de marketing tan importante, que merecen capítulo aparte.

Los Centros de Promoción en las Ofecomes de España: Nos informan de las principales revistas o recursos informativos de cada sector por país. Pueden también proporcionar listados para el envío de invitaciones a ferias, listados de posibles distribuidores..., información en general del país en el que están radicadas. Su labor es demasiado generalista y a veces el resultado es poco ajustado a las necesidades reales de la empresa, sobre todo en temas tan complicados como los bienes y servicios industriales. Hay cámaras y centros regionales o más especializados por productos, y otros que abarcan un país completo, con todos los sectores económicos. Son, indudablemente, una ayuda importante a la hora de obtener información.

Todas estas herramientas y servicios nos permitirán trazar un plan de utilización de recursos, acorde a nuestro plan estratégico, a la hora de abordar la internacionalización de nuestra empresa.

• Parte II: Herramientas para la comunicación exterior: el teléfono y el mail
• Parte III: Herramientas para la comunicación exterior: promoción en medios

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