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Implantaciones de ERP. ¿Cómo conseguir el éxito? Parte II

Después de tratar en la primera parte de este artículo las características y la visión global de la implantación del ERP, en esta ocasión se analiza la fase previa a su puesta en marcha.

01/09/2004 Improven Consultores

Consulte la primera parte del artículo

En toda implantación de ERP hay dos fases totalmente distintas:

1.- La "pre-implantación", es decir, el análisis previo para definir los objetivos del proyecto, alcance funcional, coste total, recursos necesarios, necesidades concretas de la organización, calendarios, etc. para conseguir evaluar la rentabilidad que supondrá la implantación del ERP.

2.- El proyecto propio de implantación incluyendo desarrollos, parametrizaciones, formación, etc.

En este artículo queremos desarrollar la metodología pre-implantación y que será muy importante para conseguir rentabilidad del proyecto. Habitualmente esta fase es infravalorada y en muchas ocasiones ni se realiza este análisis llevando a implantaciones con objetivos poco definidos y con multitud de problemas.

El concepto que más claro tiene que quedar es que el éxito - o fracaso- de la implantación viene dado por un conjunto de tres elementos:

1. La organización donde va a ser implantada: la estrategia, sus personas, la cultura, los procesos,...
2. Las distintas consultoras que ofrezcan los servicios de pre-implantación e implantación.
3. El ERP elegido, es decir, tanto el producto en sí como el fabricante.

Es habitual encontrar organizaciones que no han desarrollado correctamente el análisis pre-implantación y, por tanto, no han elegido bien la solución. Por todo ello, el análisis previo debe contener al menos los siguientes apartados:

1.- Análisis inicial de la estrategia, tecnología, procesos, personas y organización. En esta fase, se debe realizar un profundo análisis de la estrategia, personas, procesos y tecnología para así plantear la mejor solución tanto desde el punto de vista tecnológico como de gestión del cambio asociado. En esta etapa se crearán equipos de trabajo para hacer este análisis y para el trabajo posterior.

2.- Definición del alcance funcional de la implantación del ERP, es decir qué áreas y funciones comprenderá la implantación así como un primer planteamiento de calendario.

3.- Definición de objetivos de la implantación del ERP.
Claramente, habrá objetivos tangibles (reducción de costes, mejora de eficacia y eficiencia de procesos, reducción del plazo de entrega, reducción de los niveles de inventario, etc.) y otros intangibles como, por ejemplo, disponer de más cantidad de información y conocimiento para la toma de decisiones.
Obviamente, todos estos objetivos deben estar integrados dentro de la estrategia de la organización.

4.- Definición de las mejoras en los procesos y organización que aportará la implantación del ERP.
Esto no debe ser una declaración de intenciones sino que se deben haber modelado los procesos de la organización y reconocer el impacto sobre ellos de la implantación del ERP.
En esta fase se deben definir objetivos cuantificados de mejora para cada uno de los procesos y deben estar integrados en el calendario del proyecto.

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