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Por qué es tan difícil delegar

Es difícil porque hay miedo a que el no saber hacerlo eficazmente afecte a los resultados de la empresa. Este artículo analiza este aspecto y trata de ayudarnos a encontrar el equilibrio a la hora de delegar.

29/09/2004 deGerencia.com

En el ámbito gerencial, delegar es el efecto de transferir hacia niveles inferiores la autoridad conferida por las leyes (caso Estado) y los estatutos (en los casos privados). La autoridad va acompañada por la responsabilidad, la cual, en la extensión a la que me refiero, se ve mejor explicada en inglés por la palabra “accountability” que está mas cerca de imputabilidad o capacidad para responder.

En cada organización debe haber una última o máxima autoridad a partir de la cual comienza el proceso de delegación. La posibilidad de delegar puede medirse en cuanto a la amplitud o ámbito sobre el cual puede tener influencia; consiste en la cantidad de gente que puede supervisar y la relación con la complejidad de los aspectos a tratar, el nivel de detalle y el tiempo que puede dedicar a cada subordinado, con un nivel de riesgo aceptable.

Cuanto mas estrecho es el abanico de temas a tratar, mas profundidad se le puede dar a cada uno; entonces se puede aceptar discutir temas detallados; por el otro lado, cuanto mas amplia sea la variedad de temas, la profundidad es menor, y el nivel de abstracción o resumen que se requiere es mayor. Si se pretende abarcar una gran cantidad de temas con alto nivel de detalle, el riesgo de fallas o errores es alto, y pueden afectar al accionista, a los trabajadores, y hasta al mismo gerente.

Posiblemente el punto en el cual termina la autoridad retenida (centralizada) y comienza la autoridad delegada (descentralizada) está dado por la percepción del nivel de riesgo en la toma de decisiones. No siempre ese punto está claramente definido. A veces los estatutos y reglamentos de organización toman la previsión de proteger al gerente contra sí mismo y contra la sobrecarga de temas sobre los cuales debe decidir. Pero en la mayoría de los casos la posibilidad de delegar está en la decisión del propio gerente.

La delegación debe efectuarse dentro de unos límites definidos, considerando los resultados esperados, la asignación de tareas y la toma de responsabilidad. Los manuales de delegación de autoridad tienen la cualidad de clarificar esos límites, identificar los sujetos de delegación, establecer parámetros de montos, temas, calidades, locaciones, y en general todo lo necesario para que una organización se mueva con el mayor grado de formalidad posible.

La forma mas visible del ejercicio de la autoridad (retenida y delegada) es a través del proceso de toma de decisiones.

En una organización las decisiones las toman los gerentes de línea. Las posiciones de staff (apoyo y asesoría a la toma de decisiones) y la tecnoestructura (Mintzberg), (prepara la arquitectura de relaciones internas para manejar ambientes complejos), no toman decisiones de negocio y no están involucradas en el proceso de delegación de autoridad.

La delegación debe ser manejada cuidadosamente, pues no es trivial. Es hacer que otros logren (o no logren) resultados exitosos. Hay que tener una medida y evitar la sobredelegación que hace que un gerente asigne más de lo razonable, ya sea sobrecargando a los empleados o gerentes de menor nivel, y quedando el delegador con poca carga de trabajo, ya sea asumiendo riesgos más allá de lo razonable. La idea no es lograr un desbalance a favor de nadie, ni aumentar los niveles de riesgo; sino lograr un equipo que permita asumir mayores retos y mejorar la competitividad. Un gerente no debe confundir delegación con "que otro haga mi trabajo".

El sistema social dentro de una empresa no necesariamente se basa en las decisiones del líder, el líder da los estímulos para que el sistema de decisiones funcione, dentro del esquema de autoridad, según un sistema normativo y bajo el paraguas de la cultura.

Es nuestro medio hay una cultura fuertemente arraigada de temor a la delegación. Entiendo que puede estar relacionada con la falta de confianza en la formación de los recursos humanos disponibles. Pero también puede estar relacionada con la falta de confianza del gerente en si mismo. Es notable como la nueva generación de gerentes tiene más facilidad para delegar que sus antecesores; no saber/querer delegar es parte de un enfoque gerencial que ya está de salida. Hoy en día, una delegación pobre constituye una gerencia no efectiva. La efectividad gerencial estará asociada a la capacidad para delegar ( y a otras cosas más, por supuesto).

Lo que un gerente puede esperar sobre la delegación debe estar relacionado con aspectos claramente discutidos con el subordinado. No hay ni debe haber sobreentendidos, pues a partir de allí comienzan a diferir las expectativas que tiene el jefe, y lo que realmente logra el empleado actuando de buena fe.

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