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¿Cómo gestionamos con éxito un proyecto empresarial?

El diseño de un nuevo producto o servicio, la implantación de un sistema informático o el desarrollo de un estudio de viabilidad son algunos ejemplos de proyectos que cualquier empresa acomete de forma habitual en el día a día de su actividad. Conozca los pasos que debe seguir para hacerlo con éxito.

02/12/2004 CEIN

Existe un amplio repertorio de proyectos empresariales cuya naturaleza cambia según el tratamiento que se le da al producto en cuestión: proyectos comerciales bajo contrato, desarrollo de nuevos productos, proyectos de I+D, inversiones de capital, etc. En función de quien provenga la iniciativa, podemos distinguir entre proyectos encargados por la propia organización (internos y subcontratados), por el cliente, la administración, etc.

Generalmente, un proyecto implica un trabajo singular, con fecha definida de inicio y finalización, con una especificación clara del objetivo, un presupuesto preestablecido, y habitualmente una organización temporal que se desmantela cuando termina el proyecto.

Si bien la tipología de los proyectos puede variar, la definición de éxito siempre es la misma. Básicamente, la clave consiste en mantenerse dentro de los plazos y los costes estipulados y, sobre todo, satisfacer a todas las partes implicadas. Para conseguir este objetivo es imprescindible que se dominen todas las fases de un proyecto.

La primera etapa, la de definición del proyecto, requiere tres tareas básicas: la recogida de datos e información, el desarrollo de una propuesta y el establecimiento de un objetivo. Dicho objetivo debe ser realista, claro, cuantificable y  consensuado. Además, se tiene que comunicar al director del proyecto y su equipo, a la dirección y al cliente, y debe constar por escrito. Una vez definido, se elabora una propuesta que incluya el desarrollo de un plan que cumpla con los requisitos del objetivo. En esta fase se determina al responsable del proyecto y su equipo. Por último, es vital para evitar futuros problemas la negociación y firma de un contrato que plasme por escrito todos los aspectos del proyecto.

Una buena planificación es el pilar principal para la gestión de un proyecto. Para ello, y mientras dure éste, tenemos que especificar una secuencia de actividades necesarias para cumplir los objetivos, estableciendo qué recursos humanos, materiales y financieros vamos a precisar. El plan será además una herramienta de comunicación, coordinación y control que nos ayudará a asegurar la satisfacción de los requisitos.

Un plan de calidad debe contener cinco elementos. Una estructura de fraccionamiento del trabajo (EFT), operación que consiste en dividir el proyecto en operaciones más simples. Si el trabajo está bien definido, se reduce la posibilidad de omitir actividades importantes y nos va a permitir establecer una relación lógica entre las mismas. Por otro lado, se facilita la estimación y el cálculo de costes. Un diagrama de red con el que vamos a identificar las relaciones entre las actividades del proyecto. La descripción de cada actividad (contenido, recursos necesarios, plazos y costes). Diagramas de Gantt para ver gráficamente la relación entre dichas actividades a lo largo del plazo del proyecto. Y, por último, un presupuesto de costes.

La dirección y ejecución de todo proyecto implica la coordinación de los recursos y la toma de decisiones, y la documentación acerca de los resultados que va arrojando el proyecto. Aquí se suele incluir una introducción y el planteamiento del proyecto (EFT, Gantt, recursos y presupuesto de costes), la organización y sus responsables, plan de formación, política de seguimiento, control de modificaciones, y las especificaciones y el manual de usuario.

El control durante la ejecución del proyecto es una tarea clave para conocer cómo está evolucionando. Su función es dar a conocer la situación en la que se haya el proyecto, identificar “culpables”, saber si se llega o no a los objetivos del plan, y facilita tomar decisiones para corregir la situación de desfase. Para un buen sistema de control, es básico que el objetivo esté bien definido y se establezcan hitos o puntos de control a lo largo del proyecto. El control afecta a varios aspectos del proyecto: control de calidad, control de plazos y control de costes e implica también la elaboración de informes de seguimiento.

Para concluir el proyecto, se elabora un informe final y, si es necesario, se disuelve la organización del proyecto. Siempre y cuando el cliente quede satisfecho con el resultado. En cualquier caso, los responsables tienen que hacer un ejercicio de reflexión retrospectivo, que quedará reflejado en ese documento final: cuál es el balance de los objetivos y de los resultados obtenidos, qué cosas salieron bien y qué cuestiones podrían haber salido mejor y porqué. >

Por supuesto, no debemos olvidar adjuntar todos los documentos descriptivos sobre la ejecución (recursos, costes y tiempos consumidos), así como las modificaciones efectuadas sobre el plan inicial, los problemas que hemos encontrado y las decisiones importantes que habremos adoptado, la experiencia general que ha ganado la organización en cuanto a métodos y procedimientos utilizados, capacitación de los recursos utilizados, etc. Damos por acabado el proyecto con unas conclusiones generales y el reconocimiento a quienes lo han hecho posible.

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