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Tres retos en la gestión de proyectos

Hoy en día los clientes requieren productos únicos que les diferencien de su competencia, y cuando cada fabricación debe hacerse a medida se convierte en un proyecto. Esta progresiva demanda de productos y servicios a medida para todos los sectores exige una gestión adecuada.

30/10/2006 Human Management Systems, S.A.

Todo proyecto, si se le deja evolucionar libremente y si no se toman medidas correctoras, tiende a desviarse, por su propia naturaleza, en objetivos, plazos y presupuesto. Esto puede provocar la insatisfacción e incluso la pérdida de clientes, además de la insatisfacción del personal (a nadie le gusta estar en un proyecto que va mal).

Para evitarlo es conveniente adoptar métodos de trabajo que permitan realizar una buena gestión de proyectos con la que se conseguirá reducir costes, obtener productos finales de mayor calidad y en el plazo previsto, proporcionando así una mejor imagen de la empresa a la vez que se minimizan los riesgos. Estos métodos deben ser flexibles para adaptarse y dar cobertura a las distintas especificaciones de cada proyecto, pero al mismo tiempo ofrecer un marco de gestión homogéneo abordando los tres aspectos fundamentales que se indican a continuación.

1. Tener en cuenta las tres facetas de un mismo proyecto

   En el desarrollo de un proyecto intervienen tres facetas que interactúan entre sí a lo largo del mismo.

   • Dimensión técnica: incluye el Know-how, ingeniería, fabricación, montaje, pruebas....
   • Dimensión de gestión: planificación, comunicación, control, coordinación y toma de decisiones.
   • Dimensión humana: desde la selección, formación y motivación de los implicados hasta su integración y coordinación.

   Para que un proyecto tenga éxito ha de cuidarse cada una de estas tres facetas y para ello es necesario conocer cuales son las funciones de los actores clave que intervienen, así como las fases propias de todo proyecto.

2. Identificar los actores principales de un proyecto

   El cliente es el corazón y referente del proyecto. Es el responsable de fijar los objetivos del proyecto, así como de proporcionar la información de partida necesaria para su realización.

   El director de proyecto es el responsable último de los resultados positivos o negativos del mismo. Para ello planifica el proyecto, gestiona los recursos, toma decisiones y mantiene una comunicación constante con el cliente. Debe tener experiencia y conocimientos técnicos, capacidad de gestión y capacidad de trato y relación.

   El equipo de trabajo debe realizar las tareas que les han sido encomendadas en tiempo proporcionado para ello y con la calidad exigida. Para ello, además de tener conocimientos técnicos, deben ser disciplinados y poseer un enfoque a resultados.

3. Secuenciar las fases de realización

   Todo proyecto, independiente de qué índole sea, debe constar de las siguientes etapas:

   • Definición
     Supone la determinación de los requisitos del producto/servicio, así como la definición del enfoque y alcance del proyecto. Es la etapa en la que se establecen los objetivos del Proyecto. La definición del proyecto responde a tres preguntas fundamentales: qué, cuándo y cuánto.
   • Planificación de un proyecto
     Consiste en transformar la definición del proyecto en un plan de acción aplicable que recoja la identificación y secuenciación de actividades, los recursos necesarios para las mismas y su coste, los riesgos que pueden surgir a lo largo de la ejecución y el plan de reacción correspondiente, para alcanzar los objetivos tanto de costes como de plazos.
   • Ejecución del proyecto
     Supone la realización de las diferentes actividades planificadas con objeto de generar el producto/servicio.
   • Control y seguimiento de un proyecto
     Para asegurar la eficacia de la ejecución es necesario que el director de proyecto realice un buen seguimiento técnico (avance de las tareas) y económico (recursos utilizados). En caso de ser necesario deberá realizar una replanificación del mismo.
   • Finalización de un proyecto
     Una vez que termina el proyecto y se alcanzan los objetivos, es necesario actualizar los datos y documentación del mismo para poder dar un buen soporte de garantía o mantenimiento, realizar modificaciones o ampliaciones del producto entregado, aprovechar aspectos técnicos y apoyar la planificación y estimación otros proyectos de la empresa.

Estos tres retos en la gestión de proyectos, las dimensiones, actores y secuencia de actividades deben ser tenidos en cuenta si se desea conseguir alcanzar los objetivos perseguidos en el plazo, presupuesto y calidad deseada. Solamente teniendo en cuenta estos tres elementos podremos ofrecer a nuestros clientes productos únicos y a medida que satisfagan sus expectativas y nos permitan competir.

Carlos Achaerandio Alvira
Director de Área de Calidad y Mejora de procesos

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