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Gestión eficaz del tiempo, ¿es posible?

Son tanto el propio carácter como el estilo de trabajo de los profesionales los que en la mayoría de las ocasiones condicionan su actitud ante el tiempo. No obstante, adquirir una serie de hábitos nos permitirán sacarle un mayor partido.

14/05/2008 Cámara Navarra de Comercio e Industria

Según palabras de Lourdes Mateo, "los seres humanos no pueden fabricar tiempo, pero sí pueden hacer un uso mejor del tiempo que tienen. Administrar el tiempo no significa trabajar más duro, significa tan sólo aplicar más la inteligencia, usando el tiempo disponible para lograr lo que es verdaderamente importante".

Algo que todo profesional debe tener claro es que el tiempo es imprescindible ya que no hay nada que podamos hacer ni nada que podamos conseguir sin dedicar tiempo; insustituible, porque a diferencia de los demás, éste es un recurso que no puede ser sustituido por ningún otro y; desgraciadamente, no es elástico, puesto que por mucho que lo intentemos no da más de sí, y cuando queremos hacer "una última cosa" antes de acudir a una reunión, lo que nos acaba pasando es que llegamos tarde.

Generalmente, sentimos tensión cuando pensamos que no utilizamos adecuadamente el tiempo propio y lo que nos gustaría es encontrarnos serenos, siendo, paradójicamente, ésta, la sensación de quien gestiona adecuadamente el tiempo propio, porque una buena administración ayuda tanto a reducir la tensión al cambiar las propias expectativas como a reducir sobrecargas de trabajo que no se deberían hacer.

¿Y cómo gestionarlo?, se preguntarán. Una buena gestión comienza con una planificación cuidadosa, no dejando ni por un momento que sea el tiempo quien nos domine. El profesional que es consciente de lo que necesita en su jornada laboral la planifica cuidadosa y diariamente, consiguiendo con ello fijar sus objetivos del tiempo. Saben en qué quieren utilizar su tiempo, conocen y sacan provecho de sus errores y se responsabilizan del uso adecuado de su tiempo.

"Vivir un solo tiempo -señala Mateo- un tiempo integrado, permite que todas las actividades que se realizan sean las que el profesional decide".

Desterrar falacias sobre el tiempo como "no tengo tiempo", "no hago más que perder el tiempo", o "utilizar bien el tiempo es cuestión, sobre todo, de trabajar más deprisa o más horas" nos ayudarán a la hora de planificar adecuadamente y con sosiego nuestro tiempo de dedicación laboral y personal.

Nosotros tenemos la libertad de elegir retener ese tiempo que sentimos que se nos escurre entre los dedos. Somos los responsables y dueños del mismo ya que somos nosotros quienes gestionamos el tiempo haciendo o no lo que debíamos.

El planificar diaria y semanalmente el trabajo implica establecer un orden de prioridades en nuestras tareas, en función de su importancia y de su urgencia. Y nos permite incrementar la productividad, desarrollar nuevas habilidades para afrontar dificultades, problemas y limitaciones y sobre todo a prevenir y gestionar el estrés y las sensaciones de prisas.

Pero la tarea no acaba aquí ya que una vez establecidos los planes, hay que prestar atención a tres factores esenciales para alcanzar el éxito:

• la constancia para conseguir objetivos, porque tendremos que hacer cosas que no nos apetecen, pero sin ellas no alcanzaremos los objetivos propuestos.
• la flexibilidad, ya que la variación de la información disponible y del entorno exigen flexibilidad para absorber las variaciones aparecidas, adaptarse a ellas y aprovechar las oportunidades.
• y por último, la concentración de los recursos y el esfuerzo en el objetivo marcado.

Siendo conscientes de que no hay posibilidad alguna de conseguir esa hora extra que anhelamos y que la jornada de cada persona tiene 24 horas, Mateo señala siete hábitos que aconseja desarrollar para llegar a ser personas altamente efectivas:

1. Ser proactivo: no tomando únicamente la iniciativa sino siendo responsables de nuestras propias vidas, subordinando los sentimientos a los valores y tomando la iniciativa y la responsabilidad de hacer que las cosas sucedan.
2. Comenzar las tareas con el objetivo en la mente: aclarando los valores y estableciendo prioridades antes de seleccionar las metas y emprender el trabajo.
3. Poner primero lo primero: ejercicio de la disciplina y planificación, ejecutando según las prioridades.
4. Pensar en ganar-ganar (liderazgo interpersonal): logrando la efectividad a través de los esfuerzos cooperativos de dos o más personas.
5. Buscar primero entender y después ser entendido (comunicación): observando detenidamente y escuchando con empatía. Sin juzgar a los demás, interesarte por las necesidades, intereses y preocupaciones de los otros.
6. Practicar la sinergia, la cooperación creativa y el trabajo en equipo, porque el todo es más grande que cada una de sus partes y valorar y aprovechan las diferencias dando como resultado una cooperación creativa y un trabajo en equipo.
7. Y por último "afilar la sierra", lo que quiere decir tomarse su tiempo para la auto-renovación y la auto-mejora en las áreas físicas, mental, espiritual y socio-emocional que afectan todos los aspectos de la vida y que nos permite trabajar con efectividad en los otros seis hábitos.

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