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Herramientas de gestión del tiempo

Nos detenemos en algunas de las herramientas de las que nos podemos valer para poder para obtener un mayor rendimiento de nuestro tiempo.

16/06/2008 Fundación Dédalo

En ocasiones resulta complicado aprender a gestionar nuestro tiempo y memorizar la gran cantidad de citas, reuniones y encuentros que tenemos programados, especialmente cuando nos referimos al ámbito laboral. Seguramente, y nos habrá pasado en más de una ocasión, nos resulta mucho más sencillo planear con varias semanas o meses de antelación un fin de semana con la familia o con los amigos, o unas vacaciones, que organizar las tareas del trabajo a una, dos, tres o varias semanas vista, con lo que corremos el riesgo de perder un valioso tiempo al planificar nuestros compromisos y tareas.

Para ayudarnos en este proceso debemos identificar claramente qué tareas y citas tenemos previstas durante un periodo de tiempo determinado y, a partir de ahí, ir definiendo una sencilla estrategia para ir programando de una forma coherente las próximas semanas. Es ahí, tras este proceso de reflexión y planificación previo, donde entran en juego las herramientas informáticas, ya que nos permiten realizar una mejor y más eficaz gestión del tiempo y de la información, además de ayudarnos a realizar un proceso paulatino de evolución de la tradicional agenda de lápiz y papel a la agenda electrónica, que incluso podemos llevar con nosotros gracias a los móviles de última generación o las PDA.

Los gestores de correo electrónico se han convertido hoy en día en una de estas herramientas empresariales de gestión eficaz del tiempo, que nos permiten tanto enviar y recibir correos electrónicos como administrar mejor nuestro tiempo gracias a la agenda, tareas, contactos, calendarios compartidos y otras utilidades.

Así, cada vez que recibimos una nueva convocatoria de reunión o una nueva tarea a realizar, estas herramientas nos permiten visualizar un completo mapa de las próximas tareas y compromisos, comprobando fácilmente nuestra disponibilidad y ayudándonos a replanificar nuestro tiempo acorde con las nuevas necesidades. Gracias a estas herramientas, realizamos un proceso casi instintivo de priorización de actividades y tareas, organización de la agenda y administración de la gran cantidad de datos que se recibe a diario en el correo, reduciendo gran cantidad de tiempo en búsquedas y almacenamiento de la información.

Incluso hoy en día ya es posible sincronizar nuestra agenda electrónica en el ordenador de la oficina con nuestro móvil o PDA, consiguiendo un uso más eficiente del tiempo en nuestro trabajo fuera de la oficina, manteniendo una actualización en tiempo real de la agenda y la visualización de nuestros compromisos, respondiendo más rápidamente a nuevas solicitudes.

No cabe duda que, en muchos casos, los trabajadores de nuestras empresas todavía no conocen y explotan al 100% el potencial de los gestores de correo electrónico, cuyas herramientas informáticas están sobradamente probadas y testadas, y de las cuales podemos encontrar en el mercado diferentes programas comerciales.

Con el objetivo de realizar un uso óptimo de este tipo de herramientas, conocer sus ventajas y potencialidades y poder sacarles el máximo rendimiento, debemos formar adecuadamente al personal de nuestra empresa y apoyarnos para ello en docentes profesionales o entidades de formación de reconocida calidad que consigan realizar un proceso de aprendizaje a medida, ajustado a las necesidades concretas de nuestra propia empresa, los empleados y las tareas concretas que realizan cada uno de ellos.

Estos profesionales son los perfiles más adecuados para realizar un análisis previo de las habilidades y carencias de cada uno de los empleados en relación con sus puestos de trabajo, realizando un plan individualizado de formación que consiga mejorar el rendimiento de la empresa, a través de un uso más eficiente de los recursos informáticos que tienen a su disposición los empleados, y convirtiéndose en herramientas de mejora estratégica para la empresa.

Queda entonces de manifiesto que las herramientas de gestión del tiempo son un factor clave hoy en día para empresas y profesionales pero que, con una buena política de formación, potenciaremos al máximo el aprovechamiento que realizamos de estos sistemas.

Rodrigo Zardoya Lapeña
Fundación Dédalo

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