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Elaboración del plan de gestión

¿Cómo se elabora la planificación a corto/medio plazo o el presupuesto de la organización?, ¿Cómo tiene que contribuir el plan de gestión con la consecución del objetivo global? Responda a todos sus interrogantes a través de este artículo.

10/11/2008 Cámara Navarra de Comercio e Industria

Una vez que la empresa finaliza su proceso de reflexión para el largo plazo, que le dibujará un marco de tres o cuatro años en función de la actividad que realice, deberá hacer un ejercicio más complejo: trocear el camino a andar en cuatro años en períodos anuales y elaborar el plan de gestión del primer año, que le permitirá, al finalizar ese período, saber con certeza si ha logrado su meta.

Para la elaboración del plan de gestión o presupuesto es importante tener en cuenta todos los recursos disponibles y los que es capaz de generar la organización. Esto, por supuesto, se puede realizar de múltiples formas.

Les vamos a explicar, a continuación, la que se utiliza en la Cámara de Comercio: se trata de descomponer todo lo que hace la organización hasta la unidad mínima que, en este caso, son los proyectos. Estos proyectos han de generar unos recursos económicos y tienen también unos recursos asignados para ser consumidos y unos recursos humanos traducidos en horas de dedicación.

Lo complicado al realizar el plan de gestión es ligar cada uno de esos proyectos con el objetivo al que contribuye, y que la organización tenga clara la contribución que la ejecución de ese proyecto hace a la consecución del objetivo global. Ésta es la parte más importante, pues es la que ayuda a dar consistencia al plan de gestión y la que permite ligar el corto con el largo plazo.

Concluida la planificación, comienza lo complicado, el momento en que hay que andar el camino. Es importante tener diseñado un sistema que continuamente te dé medida de cómo estás haciendo las cosas y de si te desvías o no para ir introduciendo cambios si es necesario.

Se trata, por lo tanto, de idear un sistema de mejora continua que te permita medir la eficiencia y eficacia de los procesos. Muchas veces tendemos a poner mucho esfuerzo en la planificación y en la ejecución, pero hay múltiples cuestiones o variables que pueden influir y hacer que el resultado no sea el que nosotros esperamos. Por eso, es tan importante valorar al concluir la realización de algo, qué tal ha salido, cuáles han sido los aciertos y qué cosas podríamos haber hecho mejor. Hacer eso con un cierto método cada vez que concluimos un proyecto o, periódicamente, cuando son procesos continuos, permite que la organización mejore mucho.

La gestión de la calidad no es algo al margen de la gestión de la organización. Hace diez o quince años, cuando se comenzaba a hablar de la ISO, de implantar normas de calidad, etc., parecía que se refería únicamente a que el producto o servicio estuviera correctamente prestado, pero nada más. En los últimos años la gestión de la calidad ha ido perdiendo el apellido de calidad y ya se trata únicamente de implantar sistemas de gestión que permitan a las organizaciones gestionarse cada vez mejor; es decir, los sistemas de calidad total que actualmente muchas organizaciones tratan de implantar pretenden hacer aquello de lo que hoy estamos hablando, gestionarse cada vez mejor, aprender continuamente para tratar de ser más eficaces y eficientes en la satisfacción de las necesidades de los grupos de interés de las distintas organizaciones. Por lo tanto, el proceso de diseño, planificación, ejecución y control posterior de la ejecución, forman parte del enfoque global de la calidad total.

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