Temas:  recursos humanos

La importancia de disponer de una buena gestión del conocimiento en la empresa, tema del que se está hablando mucho últimamente, si bien desde un punto de vista, a mi juicio, excesivamente abstracto, es lo que hace que las empresas, especialmente las pymes, no consigan saber qué se quiere decir y cómo pueden aplicarlo. De manera sintética, se puede decir que la gestión del conocimiento tiene como objetivo poner los medios adecuados para detectar y transferir el conocimiento y experiencia existentes en una empresa, de manera que no queden sólo en posesión de una o dos personas, sino que puedan ser utilizados como recursos disponibles para otros trabajadores de la organización.

En este sentido, la gestión del conocimiento guarda relación con situaciones a las que nos enfrentamos en el día a día y deja de ser, por tanto, un concepto teórico y alejado de la realidad. Por ejemplo, ante la llegada de un nuevo miembro al equipo de trabajo, ante un cambio de funciones a realizar por diferentes trabajadores, o para hacer frente a situaciones de baja de un miembro del equipo, ¿cómo realiza otra persona su trabajo?, ¿alguien en la organización sabe realizarlo?, ¿dónde reside ese conocimiento?

Inicialmente, la gestión del conocimiento se centró exclusivamente en el tratamiento de la documentación, pero en la actualidad abarca un abanico de áreas más amplio, ya que lo que se pretende con ella es obtener el máximo rendimiento posible del conocimiento existente en una empresa, en su sentido más amplio. Es importante saber si el conocimiento de su empresa está bien estructurado, bien recogido y, además, documentado. Y evitar que el conocimiento que reside en sus empleados sea exclusivo de los mismos, y se pierda por no saber motivar, incentivar o propiciar que los empleados aporten ideas y conocimientos, y que se trabaje de manera compartida. La solución para conseguirlo reside en transformar el conocimiento tácito en explícito, tangibilizarlo de forma que esté documentado y almacenado, para que cualquiera pueda hacer uso del mismo cuando sea necesario. De este modo se consigue, además, que las personas aprendan, tengan criterio y refuercen sus conocimientos.

La gestión del conocimiento implica una doble tarea: de un lado, se ocupa de la gestión de documentos y procesos, con capacidad de ser almacenados de alguna manera; de otro, de la gestión de la experiencia.

Por ejemplo, en el caso de la transferencia de conocimientos entre las personas de la empresa, cobran importancia los programas de vinculación y desvinculación del personal en las organizaciones. Herramientas como disponer de planes de acogida para los trabajadores que se incorporan; planes para tener cubiertas las bajas de maternidad o bajas médicas con personal de la empresa con la preparación y el conocimiento suficientes para sustituir a un compañero; o impulsar grupos de mejora departamentales e interdepartamentales, son algunos ejemplos en esta línea.

En relación a la gestión documental, existen soluciones informáticas de soporte, herramientas que permiten buscar de forma efectiva en las bases de datos, ficheros, páginas webs, para extraer la información de valor añadido, y crear procesos de trabajo que permitan organizar, hacer disponible el valor añadido en la empresa y convertirlo en conocimiento, no solo en información.

Hay también otra serie de preguntas que las empresas se han hecho en algún momento, como identificar qué nuevos conocimientos necesita mi empresa para competir en el futuro, o qué tendría que saber la empresa para poder innovar y mejorar los productos y los procesos. Todo ello forma parte también de la gestión del conocimiento.

Cuando una empresa gestiona su conocimiento obtiene varias ventajas, entre otras identificar y retener el conocimiento clave para tenerlo disponible en el momento y lugar que se necesite; tener identificados a los expertos dentro de la organización; y posibilitar la transferencia del conocimiento entre las personas de forma que se posibilite su desarrollo. Una correcta gestión del conocimiento organizativo se convertirá, sin duda, en una ventaja competitiva.

Amaya Erro Garcés
Directora de Soluciones Empresariales