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La Intranet: una herramienta de comunicación interna en la empresa

Una intranet se puede considerar como una Internet interna diseñada para ser utilizado dentro de los límites de una compañía, universidad u organización. Lo que distingue una intranet de la Internet libremente accesible, es que las intranets son privadas. Sin embargo, basta imaginar las funcionalidades de Internet al interior de la organización para entender todas las posibilidades que una intranet ofrece

13/12/2004 Cámara Navarra de Comercio e Industria

Hasta hace poco, las corporaciones dependían de sistemas de hardware y software propietarios de una empresa en particular para poner sus computadoras en red, un proceso costoso que consume mucho tiempo. Esto dificultaba más las cosas cuando las oficinas estaban esparcidas alrededor del mundo. Incluso, bajo las mejores condiciones, compartir información entre distintas plataformas de hardware, formatos de archivos y software no es una tarea fácil. Al usar nuevas tecnologías de la Internet, las intranets resuelven este problema, simplificando la comunicación y colaboración interna. Sin embargo, no hay que olvidar que la tecnología es un medio, una herramienta para satisfacer las necesidades de una empresa. Para ello es imprescindible enfocar los esfuerzos en resolver los problemas que pueda tener la empresa y luego elegir la mejor tecnología en la que apoyarse.

La información es almacenada en uno o más servidores de la compañía. Se accede a ellos usando un navegador Web, como el Netscape Navigator o el Internet Explorer. Esta Internet propietaria en miniatura puede tener las mismas características que la Internet propiamente dicha, como páginas individuales, grupos de discusión y correo electrónico, pero está restringido a los empleados y contratistas de la compañía.

Sencilla y de fácil manejo para el usuario
Para los empleados que ya están familiarizados con la navegación en la Internet, aprender a navegar la intranet de la compañía requiere poca preparación. Aunque resulta útil tener una intranet conectada a la Internet, ciertamente no es esencial. Incluso, si se conectan externamente, las compañías restringen el acceso de su intranet desde la Internet al construir un cortafuego. Con tanta información corporativa disponible en los servidores internos, la seguridad sigue siendo la prioridad más importante.

La intranet al final se convierte en un lugar de consulta y trabajo diario al cual acudir para comprobar un presupuesto anual, compartir información y noticias, acceder a bases de datos, propuestas a clientes, revisar un manual de prestaciones, reservar la sala de conferencias, coger las vacaciones, consultar el último informe, acceder al correo electrónico desde fuera de la oficina, etc... Esta información puede estar disponible las 24 horas del día, los siete días de la semana para cualquiera que tenga acceso, ya sea estando de viaje, trabajando en casa o en una oficina remota.

Ahorro de tiempo y dinero
Los beneficios e implicaciones de una intranet pueden ser enormes. Por ejemplo, muchas compañías invierten una gran suma distribuyendo documentos impresos a sus empleados, como cartas informativas o manuales. Al poner estos documentos disponibles electrónicamente, los gastos pueden reducirse dramáticamente, al no realizar tanto gasto en papel.

Más allá de la última instancia, el compartir documentos electrónicos promueve nuevas formas de colaboración y simplifica la comunicación interna. Ya no es necesario reunir a todos en una sala para discutir un proyecto. Maquetas preliminares, diseños e información pueden ser compartidos en línea, a través de una junta virtual, donde cada participante puede estar en su propio escritorio, viendo un documento y discutiéndolo por teléfono o con telefonía en línea. Equipos de personas alrededor del mundo pueden trabajar juntos sin tener que invertir un centavo en gastos de viaje. De esta forma también se promueve la participación, y muchos empleados encuentran la intranet como un canal adecuado para dar a conocer unas ideas que a lo mejor, de otra forma no se hubieran canalizado.

En la era del conocimiento y de las nuevas tecnologías, una Intranet puede ser de gran ayuda en la creación de valor, ya que actualmente las empresas que generan conocimiento y se preocupan de gestionarlo son capaces de generar eficiencias de gran escala.

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