Guías

Gestión de la formación

La gestión de la formación afecta a todos los empleados, por lo que es una tarea que requiere mucho cuidado. Esta guía pretende orientar para el logro de una gestión eficaz.

07/11/2005 Estrategia y Dirección Navarra

La gestión de la formación tiene como objeto establecer la sistemática para determinar y satisfacer las necesidades de formación y adiestramiento en todo el ámbito de la organización, incluyendo a las personas que integran todas y cada una de las áreas, departamentos y secciones que componen la estructura funcional y organizativa de la organización.

El primer paso será nombrar a un Responsable de Recursos Humanos, él será quien prepare una sistemática que coordine la forma de gestionar la misma. Todo ello, se recoge en un procedimiento/proceso aprobado por el Director General, de la siguiente forma:

a) Describir los puestos de trabajo. Así se recogerán los requisitos de cualificación, las tareas y responsabilidades propias de cada puesto de trabajo, así como la validación de los mismos. Así mismo, se refleja la formación que recibe cada trabajador en el momento que se incorpora a la organización, quedando todo ello reflejado en el anexo "Definición de los puestos de trabajo".

El siguiente paso será la elaboración del expediente personal. El responsable de Recursos Humanos, debe mantener actualizado en un archivo informático todos los datos relativos a la educación y a la formación de cada persona de la organización, así como para el puesto o puestos para los que se encuentre cualificado. A continuación, se realizará la matriz de competencias mediante los datos obtenidos en los anexos anteriormente citados.

b) Análisis de las Necesidades de Formación. Una vez recogida la formación y experiencia del personal de la organización, podremos dar un nuevo paso hacia el diagnóstico de las necesidades de formación. Este diagnóstico lo elabora el Responsable de Recursos Humanos y para ello debe solicitar a todos los responsables de los diferentes departamentos, la información documental sobre las necesidades detectadas en el personal a su cargo, mediante encuestas de necesidades de formación. Esta necesidad se detecta en base a la evolución prevista para la organización y sus actividades, que pueden tener origen en diferentes causas:
- Desarrollo de nuevas competencias
- Incremento del nivel de actividad
- Planes de mejora
- Objetivos de área: cursos de adaptación, adquisición de nuevas herramientas o métodos de trabajo
- Orientaciones definidas por la Dirección: objetivos de política social, desarrollo personal, cultura de organización

c) Elaboración del Plan de Formación de la organización, una vez conocidas las cualificaciones de los empleados, los perfiles de los puestos de trabajo y las necesidades específicas de formación de cada una de las áreas o departamentos. Dicho plan lo prepara el Responsable de Recursos Humanos recopilando la información demandada, priorizando en las acciones formativas, evaluando desde el punto de vista económico y por último estableciendo un calendario definitivo. Por tanto, recoge el área al que afecta, a quién irá dirigido, el tema, la duración, el centro, la fecha, el objetivo de dicha formación, las observaciones que pueda haber y el estado del curso.

Una vez elaborado el Plan de Formación, el Responsable de Recursos Humanos queda en espera de su aprobación y su consiguiente firma, por parte de la Dirección General. Tras la aprobación de dicho Plan se repartirá a los Responsables de cada Departamento o área de la organización. En ocasiones puede surgir la necesidad de recibir una formación individual. En estos casos, el afectado lo comunicará a su responsable directo y éste al Responsable de Recursos Humanos, quien preparará el anexo al Plan de Formación para presentarlo a Dirección General esperando su aprobación. El mismo tratamiento tendrán los cursos internos, dada la importancia de los mismos, en casos puntuales puede surgir la oportunidad de ofrecer un curso impartido por el personal de la misma organización.

d) Valoración de la Eficacia. Dentro del marco formativo de la organización, se procede a la evaluación del curso recibido, siendo ésta de la siguiente forma:
-Una vez acabada la acción formativa, la persona afectada valora la eficacia del curso recibido.
-Pasado un tiempo prudencial (3 meses), el Responsable directo de la persona formada hace una valoración de la eficacia de la acción formativa, con el objeto de ver la utilidad y aplicación de la misma.
-Por último, el Responsable de Recursos Humanos valorará la eficacia de los cursos realizados dos veces al año (Junio y Diciembre) e indicará las desviaciones detectadas junto con sus causas. Para las desviaciones que puedan detectarse se propondrán modificaciones y acciones para paliarlas que deberán ser aprobadas por el Director General.

e) Elaboración del Plan de Acogida, lo lleva a cabo el Responsable de Recursos Humanos junto con el Responsable de Calidad. Este plan tiene como finalidad que cualquier persona que se incorpore al trabajo conozca los aspectos básicos de su relación laboral y de la política de calidad, de manera que permita una rápida y eficaz integración en la estructura y funcionamiento de la organización.

f) Registro de las actividades de formación, el Responsable de Recursos Humanos archivará la siguiente documentación:
- Descripción de los Puestos de Trabajo.
- Expediente de Personal.
- Matriz de Competencias.
- Necesidades de Formación.
- Plan de Formación.
- Valoración de la eficacia.
- Plan de Acogida.

Autor: Javier Arzoz
Director de Calidad y Dirección de Navarra

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