Legal

Protección de datos en envíos de correos electrónicos a los clientes

07/03/2006 Bufete Alberto Picón
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La pregunta que nos plantea es muy interesante y habitual, ya que se reproduce cada vez que nos encargamos de realizar el proceso de adecuación a la normativa de protección de datos a una empresa.

Para poder da una respuesta individual tendríamos que saber las particularidades de su empresa y de sus procesos de toma y tratamiento de datos, pero en cualquier caso podremos comentarle algunas pautas generales a tener en cuenta.

El Art.. 5.1 de la ley orgánica reguladora señala que los interesados a los que se soliciten datos personales "deberán ser previamente informados de modo expreso, preciso e inequívoco" de una serie de derechos e informaciones. Con lo que si hemos informado previamente de dichos derechos, no tendríamos que seguir informando de los mismos.

Ahora bien el art. 5.2. señala que cuando se utilicen cuestionarios u otros impresos para la recogida, figurarán en los mismos, en forma claramente legible, las advertencias a que se refiere el apartado anterior. De forma que si la forma de relacionarnos con nuestros clientes y proveedores es mediante formularios (electrónicos o en papel) deberemos incluir en los mismos los avisos o advertencias, y estos seguirán siendo incorporados en lo sucesivo.

Ahora bien, hay que reconocer que el plazo para adaptarse a la normativa finalizó en el año 2002, y que el porcentaje de empresas adaptadas apenas alcanza el 40 %, produciéndose la siguiente circunstancia: ¿que hacen las empresas que se adaptan a la normativa, en relación a los clientes a los que con carácter previo al tratamiento de los datos no les ha informado de sus derechos?

Queda claro que a todos los clientes que acuden habitualmente a nuestra empresa, les podemos informar ahora con un formulario, y salvar así buena parte de los problemas relacionados con los avisos de información, pero que ocurre con aquellos que no acuden habitualmente a nuestro negocio?

Se les puede mandar una carta a todos los clientes en la que se les informe de los derechos, pero ¿qué ocurriría en aquellos casos que necesitáramos un consentimiento expreso, o en los que hayan cambiado de dirección y no les llegue la información, o como saber con certeza que les va a llegar dicho aviso?

Y un último caso, ¿cómo distinguiremos a los clientes habituales de los antiguos o de los potenciales, cuando no tenemos una base de datos que los haya clasificado, y tan sólo podamos disponer de la herramienta de gestión o de contabilidad?

Como se puede ver son varios los motivos que pueden llevar a tomar la decisión de seguir informando de los derechos en todo momento, (máxime cuando muchas veces nos dirigimos a diferentes colectivos, clientes, contactos comerciales, proveedores, etc.) pero sin que haya una obligación que lo determine de forma literal.

Hablando de los avisos informativos de protección de datos, no podemos dejar de comentar la circunstancia señalada en el art. 5.4 para el caso de los datos de carácter personal que no hayan sido recabados del interesado (por ejemplo las famosas bases de datos que se anuncian por Internet), señalando dicho artículo que el titular de los datos deberá ser informado de forma expresa, precisa e inequívoca, por el responsable del fichero o su representante, dentro de los tres meses siguientes al momento del registro de los datos, salvo que ya hubiera sido informado con anterioridad, del contenido del tratamiento, es decir que en 3 meses tendríamos que informar a la totalidad de los titulares de los avisos de la normativa.

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