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Ventajas de las Intranets para la pequeña empresa

Acerque las ventajas de Internet a su empresa. Le presentamos los beneficios que supondría una Intranet en su organización, además de unas pautas sobre su planificación y asentamiento entre sus empleados.

01/03/2005 Microsoft Centro para Empresas y Profesionales

Las pequeñas empresas pueden actuar con rapidez
Una de las cosas que me gustan de las empresas pequeñas es su capacidad para actuar con rapidez.
Para tomar una decisión no hay que ir pasando por las desesperantes fases administrativas que impone una empresa grande. De hecho, la mayoría de las decisiones se toman cuando las partes interesadas se congregan alrededor de la mesa de reuniones.
Pero puede llegar un momento en el que el negocio crezca tanto que esto ya no baste. Necesita un sistema de comunicación continuo, confiable y seguro con el resto de las personas de la empresa para garantizar el crecimiento deseado. Necesita una Intranet.
Las Intranets son parecidas a los sitios Web y, como éstos, utilizan protocolos de Internet, si bien son redes internas exclusivas de la empresa. (Las extranets también son sitios Web internos o privados, pero con privilegios de acceso que pueden extenderse a los clientes que se designen, socios y demás).
La mayoría de las empresas más grandes utilizan Intranets. Cuando el número de empleados asciende a 10.000 o más, distribuir la información se convierte en una tarea de envergadura. Las Intranets pueden quitarle un buen peso de encima.
Parece que le estoy oyendo: «¡Pero si yo ni me acerco a los 10.000 empleados!» Sin embargo, puedo darle tres razones por las que también una empresa pequeña debería invertir en una Intranet:

1. El sistema de comunicación se resiente con más de una persona involucrada
Incluso las empresas pequeñas sufren problemas con su sistema de comunicación. La mayoría del personal se entera de lo que pasa comentando aquí y allí en la cafetería. Las historias van cambiando a medida que se van contando, y muchas veces terminan distorsionándose. En el caso de empresas que operan con teletrabajadores, trabajadores esparcidos geográficamente, empleados que viajan mucho, o en el caso de empresas directamente «virtuales», los problemas de comunicación se multiplicarán y serán más difíciles de resolver.
Para que una empresa funcione bien, todas las personas involucradas deben entender cuáles son los objetivos. El cuadro directivo no puede ser el único conocedor de los objetivos a corto plazo, ni aquéllos a largo plazo. Todo el personal de la empresa tiene que cooperar en pro de la consecución de objetivos comunes.
Una Intranet es el lugar perfecto donde publicar informes semanales, memorándum y objetivos. De esta forma, todos podrán disfrutar de la información más reciente.
Toby Ward, presidente de la empresa de consultoría para Intranets Prescient Digital Media, considera que incluso una empresa con pocos empleados puede encontrar ventajas en una Intranet. Aunque no se trabaje desde ubicaciones remotas, los comerciales de ventas y los asesores no están siempre en la oficina.
Contar con una Intranet puede mejorar el sistema de comunicación gracias al uso de tablones de anuncios, mensajería instantánea y salas de conversación moderadas por un usuario con privilegios para ello. ¿Cómo?
Imaginemos como ejemplo una escena típicamente empresarial. El personal de ventas, compuesto de cinco personas, tiene que hacer una presentación para el presidente de la empresa en relación con el aumento de las ventas previsto para el año fiscal entrante.
Estos cinco empleados se personarán en la sala de conferencias, picarán algo de comer, beberán café y alargarán la reunión durante horas. La primera reunión, una sesión de lluvia de ideas, durará tres horas. La segunda empezará con una revisión de las ideas más destacadas de la primera. Los participantes discutirán por qué estas ideas pueden o no funcionar. Sólo en la tercera o cuarta reunión se extraerán las propuestas definitivas.
Un tablón de anuncios previo a las reuniones ayudará a racionalizar la tarea. Las ideas se podrán discutir de antemano y los participantes acudirán a la reunión con más material del cual partir.

2. El tiempo es oro
Sí, es un cliché. Pero demasiado cierto como para no tenerlo en cuenta.
El uso de Intranets permite publicar información fundamental y ponerla al alcance de todos los empleados. Es útil hasta publicar información de recursos humanos. Uno de mis empleados asegura que los compañeros de su antigua oficina se pasaron una vez 45 minutos averiguando si el día después de Todos los santos era día festivo remunerado o no. El gerente de personal no estaba y nadie conocía la respuesta.
Publicar calendarios, políticas de empresa y beneficios sociales garantizados puede ser un fantástico comienzo. Se ganará en tiempo. Pero, aparte de para publicar información básica, la Intranet se puede usar para mucho más. Lo bueno de la Intranet es su interactividad.
Los formularios interactivos ahorran tiempo (y salvan árboles). Solicitudes de vacaciones, pedidos de suministro, cambios en los beneficios sociales, y mucho más, podrán administrarse de manera rápida y eficaz.
Asegúrese de que su Intranet cuenta con el diseño adecuado. No se pueden simplemente publicar cosas así como así, esperando que los demás sepan encontrarlas. Organice su Intranet de manera que sea lo más sencilla de entender posible. Se trata de ahorrar tiempo, no de frustrar a los demás.

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