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Programas de gestión para autónomos y pymes

La aparición de nuevos servicios web ofrece soluciones desarrolladas bajo software libre para la gestión de autónomos y empresas que cubren no sólo las necesidades habituales, sino que se pueden adaptar a cada caso concreto.

03/08/2007 consumer.es

Hay programas de gestión, facturación y los denominados ERP, o sistemas de planificación de recursos empresariales, que integran todas las funciones de administración de una empresa.

Online vs "offline"

Antes de adoptar un servicio online frente a una solución "offline" (sin necesidad de conexión a un servidor), especialmente si se tiene previsto utilizar para gestionar una empresa o la actividad profesional de un autónomo, es aconsejable tener en cuenta las ventajas e inconvenientes que presenta una herramienta de este tipo frente a los programas instalados localmente en el ordenador del usuario.

Ventajas de las aplicaciones online

• Acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento.
• Requisitos mínimos: Sólo se necesita un ordenador conectado a Internet (o a una red local) y un navegador (Internet Explorer, Firefox, Opera). En algunos casos, es recomendable tener instalado un lector de documentos PDF.
• Servidor y clientes: El ordenador que actúe como cliente no necesita tener unas características especiales, sólo es necesario que tenga instalado un software servidor web como Apache, por ejemplo. Los clientes pueden ser ordenadores antiguos con poca potencia, ya que se limitan a ejecutar un programa desde el navegador.
• Seguridad en el acceso: es necesario identificarse desde una zona segura (https).
• Almacenamiento online y copias de seguridad: Los datos están en un servidor fuera de la oficina, que realiza copias de seguridad de forma regular. Es por tanto inmune a los problemas de los ordenadores con los que se accede al servicio: virus, fallos en discos duros, reinstalación o cambio de sistema operativo, etc.

Inconvenientes de las aplicaciones online

Algunos servicios permiten la descarga e instalación en servidores de redes locales, con lo que se eliminarían estos inconvenientes al restringir el acceso fuera del entorno de trabajo.

• Pérdida del control del usuario, al no estar instalado el programa en su ordenador.
• Disponibilidad: El usuario está sometido a los posibles fallos del servidor en el que se encuentran alojados los programas y sus datos. La disponibilidad del servicio también puede verse afectada por cambios, migraciones, actualizaciones, muchos usuarios simultáneos y otras incidencias.
• Privacidad y acceso: Los programas y documentos están potencialmente sometidos a vulnerabilidades y fallos de seguridad e identificación, como puede ocurrir con cualquier tipo de servicio online.

Aplicaciones de gestión online

• Endeve
  Se trata de un servicio que permite gestionar la contabilidad de un trabajador autónomo o de una pequeña empresa de forma sencilla, y almacenar todas las facturas generadas. Endeve está disponible en español, inglés y catalán, y permite general facturas en otros muchos idiomas.
  Entre las ventajas principales de este servicio destaca la sencillez y la rapidez a la hora de crear una factura y enviarla por correo electrónico. El aprendizaje de la herramienta es sumamente rápido y no requiere conocimientos de contabilidad ni de programas de facturación.
  Endeve genera de forma automática una factura en un documento en formato PDF que se puede imprimir o enviar al cliente directamente desde la web, con un mensaje predefinido de presentación. Además, Endeve permite recibir, si se desea, una copia de esa factura en la dirección de correo del usuario.
  El servicio ofrece las funciones básicas necesarias de forma gratuita, pero además existe una opción profesional con un coste de 15 euros al mes, contratable y renovable mensualmente de forma automática mediante PayPal y sin necesidad de firmar contratos por un tiempo mínimo. La opción profesional amplía las opciones básicas con las siguientes herramientas:
  • Presupuestos: Facturas proforma que se convierten en factura fácilmente.
  • Gastos: Gestión de facturas recibidas por proveedores.
  • Contratos: Permiten la facturación periódica de servicios.
  • Personalización de la plantilla de todos los documentos emitidos.
  Para el soporte y la comunicación de funciones adicionales, existe un foro de consultas de usuarios en el que pueden dejar sus comentarios.
  
  
• Factusyn
  Es un programa de facturación online en PHP que puede ser instalado en cualquier ordenador con un servidor web que soporte PHP y el gestor de datos MySQL. Este proyecto de software libre, basado en otro denominado Galopín, se encuentra en la versión 3.0 y ha sido actualizado por última vez en mayo de 2007.
  Ofrece una gran variedad de opciones y herramientas de gestión que añaden a las funciones básicas de un programa de este tipo, la posibilidad de conocer estadísticas de productos y clientes, calendario e integración con la tienda online Tiendasyn.
  Está disponible una demostración online plenamente operativa para comprobar el funcionamiento de la aplicación.
  
  

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