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La importancia de la Protección de la Información Corporativa. Los Acuerdos o Pactos de Confidencialidad

En este artículo se abordan determinados medios legales a tener en cuenta por cualquier empresa para la protección de su Información Corporativa Confidencial

21/08/2007 Microsoft Centro para Empresas y Profesionales

La Información Corporativa (información relativa a los productos, servicios, clientes, proveedores, personal, método de trabajo, organización, estrategias empresariales, información económica y financiera, etc...) se considera como uno de los principales activos de negocio de cualquier empresa, y como tal, debe ser protegida adecuadamente con medios técnicos y legales, de forma que se evite, en la medida de lo posible, que cualquier persona física o jurídica pueda acceder/obtener/tratar/difundir la misma fraudulenta o ilícitamente, causando perjuicios más o menos graves a su titular.

En este artículo abordamos determinados medios legales a tener en cuenta por cualquier empresa para la protección de su Información Corporativa Confidencial, tanto a nivel interno (con respecto al personal que accede/trata esa información con motivo de su relación laboral), como a nivel externo (cuando es una tercera empresa o persona la que accede y trata la información); así como las acciones legales que permiten la defensa y reparación de los derechos e intereses del titular.

• ¿Qué entendemos por Información Confidencial?
  
  La Real Academia de la Lengua Española define "Confidencial" como "que se hace o se dice en confianza o con seguridad reciproca entre dos o más personas", y "Confidencialidad" como "la cualidad de confidencial".

  Así, el empresario tiene la libertad de calificar como Confidencial, cualquier documento o información, que a su juicio, influya directa o indirectamente en el desarrollo del negocio: estrategias empresariales, métodos de negocio, documentos contractuales, propiedad intelectual, patentes, desarrollo de nuevos productos, etc...

  Esta Información Confidencial ha de gozar de una protección especial, tendente a evitar su filtración, divulgación o difusión a terceros, acciones que pueden causar graves perjuicios a su empresa (imaginemos por ejemplo, que una determinada estrategia empresarial tendente a posicionar en el mercado una determinada empresa, es filtrada y difundida previa y fraudulentamente a la competencia, lo que impide al empresario el posicionamiento deseado).

• Protección interna de la Información Confidencial de la empresa
  
  
  • ¿Qué establecen las normas laborales?
    
    Respecto a la Protección de la Información Confidencial dentro de la propia empresa hay que distinguir entre los trabajadores y el personal de alta dirección, que por razón de su puesto y funciones, accede o trata dicha Información.

    En cuanto a los Trabajadores, se entiende que existe una obligación de confidencialidad y secreto intrínseca a la relación laboral, incluso cuando no exista una referencia expresa a la misma en el Contrato de Trabajo o no se hayan firmado Acuerdos de Confidencialidad específicos. Así, se entiende que el deber de confidencialidad y secreto se encuentra recogido por el art. 5 Estatuto de los Trabajadores (referente a los deberes laborales), y en concreto en su punto 1.a) que hace referencia expresa al deber de "Cumplir con las obligaciones concretas de su puesto de trabajo, de conformidad a las reglas de la buena fe y diligencia".

    A pesar de lo establecido en el Estatuto de los Trabajadores es recomendable incluir en los Contratos Laborales o adicionalmente a los mismos, Acuerdos o Pactos de Confidencialidad, que establezcan claramente las obligaciones de los trabajadores en este sentido.

    Con la firma de estos Acuerdos o Pactos de Confidencialidad, informaremos a los trabajadores de las pautas a seguir en el tratamiento de la Información Confidencial, sus obligaciones y los limites establecidos, pudiendo, con esta medida, reducir algunas practicas que se dan en el mundo empresarial (por ejemplo: llevarse las bases de datos o información confidencial o reservada, desarrollos de nuevos productos, etc... en el momento de abandonar el puesto laboral) o, en caso contrario, tener un documento que pueda servir como prueba en juicio en el que se manifiesta expresamente la obligación de confidencialidad y secreto, y el conocimiento del trabajador de tal obligación.

    En cuanto al Personal de Alta Dirección, y dado que por razón de su cargo acceden a información especialmente sensible y/o confidencial, existe la obligación expresa de mantener la confidencialidad y secreto de las informaciones a las que tiene acceso por razón de su cargo, siendo práctica habitual el firmar Acuerdos específicos de confidencialidad junto con los Contratos de Trabajo, bien a través de una cláusula específica de confidencialidad en los Contratos, o bien incluyendo un Pacto o Acuerdo de Confidencialidad como Anexo al contrato principal de trabajo.

    Además de la obligación de confidencialidad específica que tiene el personal de alta dirección de las empresas, hay que hacer referencia al pacto de no concurrencia, es decir, aquel por el que un personal de alta dirección no podrá celebrar contratos de trabajo con otras empresas, salvo autorización del empresario o pacto escrito en contrario (art. 8 RD 1382/1985).

  • Otros medios de protección interna de la Información Corporativa o Confidencial.
    
    Además del establecimiento de Acuerdos o Pactos de Confidencialidad, la empresa deberá tener establecidos medios técnicos u organizativos que permitan la protección de la información confidencial independientemente del soporte en el que sea tratada o almacenada.

    Así es recomendable establecer las siguientes medidas de protección:

    • Limitar el acceso a la información confidencial. Es decir, permitir el acceso a dicha información sólo al personal que por razón de su cargo o funciones es necesario que acceda a dicha información, no permitiendo tal acceso al resto del personal.
    • Establecer medidas técnicas que permitan la visualización o tratamiento de información confidencial (por ejemplo: uso de contraseñas para el acceso a los documentos, criptografía, etc...).
    • Mantener/Almacenar los documentos confidenciales en soporte papel, en armarios que se encuentren cerrados bajo llave o cajas fuertes, a las que sólo tengan acceso las personas autorizadas.
    • Realizar de copias de seguridad que eviten la perdida de información confidencial o sensible en caso de catástrofe, guardando una copia fuera de las instalaciones principales de la empresa (recordemos lo sucedido en el edificio Windsor de Madrid para comprender la importancia de esta medida).

    Por último, y en relación a la protección de la información confidencial dentro del ámbito interno de la empresa, hay que señalar que en la prestación de determinados servicios se accede a información confidencial de terceros, existiendo de este modo, una obligación especifica de confidencialidad con respecto a esa tercera empresa, obligación de confidencialidad que se extiende a los trabajadores que tratan dicha información, y que por tanto, debe quedar expresamente regulada a nivel interno, a fin de evitar posibles responsabilidades derivadas de la negligencia de algún trabajador de la empresa.

• Protección de la Información Confidencial de la empresa cuando es tratada por terceros. Los contratos de outsourcing.
  
  Cuando una empresa vaya a encargar la prestación de un determinado servicio, que implique el tratamiento o acceso a información confidencial por parte de terceras empresas, es recomendable incluir en el Contrato de Prestación de Servicios, una cláusula especifica de confidencialidad, o bien, firmar directamente con cada una de las personas que accedan a dicha Información, Pactos o Acuerdos de Confidencialidad específicos.

  Igualmente, y cuando la prestación del servicio implique el tratamiento de bases de datos titularidad de un tercero, es necesario tener en cuenta los aspectos recogidos en el artículo 12 de la LOPD, "Acceso a Datos por Cuenta de Terceros", que ya fueron desarrollados en el artículo "5 pautas para proteger la información confidencial de mi empresa cuando es tratada por terceros".

• Contenido básico de un Acuerdo o Pacto de Confidencialidad.
  
  
  • Establecer claramente qué se entiende por Información Confidencial. En este sentido, se puede establecer el deber de guardar secreto respecto de toda o determinada información tratada, siendo recomendable huir de referencias genéricas a la confidencialidad.
    
  • Establecer claramente los medios, recursos o información que se pone a disposición del trabajador o tercera empresa, determinando la titularidad de la misma.
    
  • Establecer específicamente la obligación de secreto y confidencialidad, el deber de actuar diligentemente en cuanto al tratamiento, conservación, almacenamiento, transporte, etc... estableciendo que en todos los casos deberán adoptarse los medios que aseguren y garanticen dicho secreto, y se evite su pérdida o el acceso a la misma de terceros no autorizados.
    
  • Establecer la obligación de devolver la información confidencial a la que se ha tenido acceso en el momento que termine la relación contractual, estableciendo, igualmente, que a pesar de dicha terminación, la obligación de confidencialidad y secreto permanecerá vigente durante el plazo que sea establecido por las partes (la práctica habitual en este sentido, es establecer un plazo de 2 años después de finalizada la relación contractual).
    
  • Es conveniente, igualmente, informar de las consecuencias que pueden derivarse del incumplimiento de dicha obligación de confidencialidad y secreto. Así puede establecerse que la sustracción o revelación de dicha información puede ser constitutivo de un ilícito de naturaleza penal (art. 197 CP del descubrimiento y revelación de secretos), puede ser objeto de acciones disciplinarias (despido disciplinario en caso de que el incumplimiento venga por parte de un trabajador), reclamación de indemnizaciones por daños y perjuicios, etc...
    
  • Por último, en los Acuerdos o Pactos de Confidencialidad pueden establecerse todas las especialidades, que por razón de la relación contractual que se establece, sean establecidas por las partes.
    
• Limites de la Obligación de Confidencialidad y Secreto.
  
  Hay que señalar que la Obligación de Confidencialidad y Secreto queda limitada en aquellos casos en los que, por imperativo legal, la parte obligada sea requerida por un organismo jurisdiccional o administrativo para facilitar determinada información.

  En estos casos, deberán ser atendidas aquellas órdenes en las que:

  • La obligación de entrega venga determinada de manera concreta en la orden.
  • Sea dictada por una administración o juzgado competente.
  • Sea firme.
    
  En estos casos, se informará a la otra parte de inmediato sobre el requerimiento recibido, siempre que no exista obligación de guardar secreto sobre el mismo por mandato legal, administrativo o judicial.

María González Moreno
Manaca Consulting, S.L.

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