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Inscripción y notificación de ficheros en la agencia española de protección de datos. Procedimiento

Una vez han sido localizados y determinados los ficheros de datos de carácter personal se procederá a la Notificación de los mismos a la Agencia Española de Protección de Datos para su inscripción.

24/08/2007 Microsoft Centro para Empresas y Profesionales

Objetivos de la Notificación / Inscripción de Ficheros

• Para la Agencia Española de Protección de Datos:
  
  
  • Control sobre los ficheros y tratamientos de datos de carácter personal efectuados por las entidades públicas o privadas, para facilitarle el ejercicio de las acciones y actividades que le otorga la normativa sobre protección de datos de carácter personal como Autoridad de Control Española.
  • Determinar el grado de adecuación de dichos tratamientos a la normativa sobre protección de datos de carácter personal, y requerir a los responsables de los ficheros la adopción de las medidas de seguridad y procedimientos que garanticen la protección de los datos contenidos en los ficheros.
  • Conocer la existencia de Transferencias Internacionales de Datos que requieran de autorización del Director de la Agencia Española de Protección de Datos.
  • Permitir el ejercicio de los derechos de consulta de los titulares de los datos incluidos en los ficheros.
    
    
• Para las Entidades Privadas:
  
  
  • Evitar la imposición de sanciones.
    En concreto la falta de notificación e inscripción de ficheros es calificada como infracción leve o grave (dependiendo de la magnitud del incumplimiento), sancionadas con multas de entre 601 € y 300.506 €.
    No obstante, hay que señalar que la notificación e inscripción de ficheros es meramente declarativa, no prejuzgando el cumplimiento del resto de la normativa de protección de datos de carácter personal.
    
    
  • Buena imagen exterior.
    El cumplimiento de la normativa sobre protección de datos de carácter personal nos creará una buena imagen de cara a nuestros clientes y potenciales clientes, aportándoles seguridad y confianza con respecto a nuestra empresa.
    Igualmente, el incumplimiento de esta normativa y la imposición de sanciones por su incumplimiento, generarán en nuestros clientes y potenciales clientes una imagen negativa, pues las personas son día a día más conscientes de la importancia de la protección de su intimidad mediante el tratamiento diligente de sus datos.
    
    
  • Facilita las labores de control interno de la empresa.
    Puesto que el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos de carácter personal implica la adopción de medidas de seguridad de carácter técnico (que pueden ser aprovechadas para la protección del resto de información corporativa de la empresa), así como la implantación de procedimientos organizacionales, las labores de control interno se ven agilizadas y facilitadas.

Principios que rigen la notificación e inscripción de Ficheros

• El Responsable del Fichero deberá notificar a la Agencia Española de Protección de Datos, previamente a la realización de cualquier tratamiento, la creación de un Fichero de datos de carácter personal.
• La notificación e inscripción del Fichero tiene efectos meramente declarativos, no prejuzga el cumplimiento del resto de las obligaciones establecidas por la normativa sobre protección de datos de carácter personal.
• La notificación de Ficheros implica el compromiso de asegurar el cumplimiento de las exigencias legales en el tratamiento de datos de carácter personal declarado para su inscripción.
• La notificación de Ficheros tiene como finalidad principal asegurar la publicidad de las características y finalidades de los tratamientos.
• Deberá notificarse a la Agencia Española de Protección de Datos cualquier cambio que se produzca con respecto a la declaración inicial.

Procedimiento para la notificación de Ficheros de Titularidad Privada. Creación

La Agencia Española de Protección de Datos, a través de la Resolución de 30 de Septiembre de 2000, aprobó los Formularios que deben ser utilizados para la notificación de Ficheros.

Dichos Formularios están disponibles en la página web de la Agencia Española de Protección de Datos (www.agpd, en el apartado "Canal del Responsable de Ficheros – Inscripción de Ficheros"), tanto para efectuar la notificación en soporte papel, como para efectuarla por Internet o soporte magnético.

• Notificación de Ficheros por Internet o por soporte magnético:
  La notificación de Ficheros a través de Internet o por soporte magnético es el medio recomendado por la Agencia Española de Protección de Datos, habiendo creado al efecto una aplicación que contiene el Formulario aprobado por Resolución de 30 de Mayo de 2000, junto con herramientas de ayuda que facilitan al Responsable del Fichero la notificación de los Ficheros de su titularidad.
  La aplicación para la notificación de Ficheros puede ser descargada directamente por el Responsable del Fichero a su equipo informático desde la página web de la Agencia Española de Protección de Datos.
  Para proceder a notificar el Fichero, y una vez que la aplicación ya ha sido descargada en el equipo informático, será necesario completar el Formulario de Notificación de Ficheros, para ello, deberemos abrir la pestaña de "Crear Nueva Notificación de Creación de Ficheros".

   

  La información que ha de ser completada en dicho Formulario es la siguiente:

  • Identidad del Responsable del Fichero.
  • Servicio o Unidad concreto ante el que pueden ejercitarse los derechos de los usuarios, en su caso.
  • Nombre y descripción del fichero o tratamiento de datos.
  • Ubicación principal del Fichero, en su caso.
  • Encargado del Tratamiento, en su caso.
  • Sistema de Tratamiento o de Información.
  • Medidas de Seguridad.
  • Estructura básica del Fichero (tipos de datos que se contienen en el Fichero).
  • Finalidad del Fichero y usos previstos.
  • Procedencia de los datos, y procedimiento de recogida de los datos.
  • Cesión o Comunicaciones de Datos, en su caso.
  • Transferencias Internacionales de Datos, en su caso.

   

  Una vez ha sido completada la información requerida, puede enviarse la notificación a la Agencia Española de Protección de Datos, directamente por Internet a través de la opción "Enviar por Internet". Así, y a través de un protocolo de seguridad de 128 bits, es enviada la información del fichero de datos de carácter personal directamente al servidor de la Agencia Española de Protección de Datos.

  Igualmente, cabe la posibilidad de notificar la creación de Ficheros a través de soporte magnético, así sólo tendremos que pulsar sobre la opción "Generar Soporte Magnético", seleccionar las notificaciones a incluir en el mismo, e identificar al Responsable del Fichero o persona que efectúa la notificación, y guardar las mismas en el soporte magnético seleccionado.

  Hay que señalar que para que la notificación tenga efecto, ha de ser remitida a la Agencia Española de Protección de Datos, la "Hoja de Solicitud de Inscripción" que puede ser impresa directamente desde la aplicación en el momento de efectuar la notificación por Internet, o bien con posterioridad a través de la opción "Imprimir Hoja de Solicitud de Inscripción".

  Una vez ha sido recibida la notificación del fichero y la solicitud de inscripción en la Agencia Española de Protección de Datos, los técnicos de la misma evalúan la información y si todos los extremos son correctos proceden a la inscripción del Fichero, o en caso de detectar errores solicitan al Responsable del Fichero la subsanación de los mismos.

  Así el art. 26.4 establece: "El Registro General de Protección de Datos inscribirá el Fichero si la notificación se ajusta a los requisitos exigibles. En caso contrario podrá pedir que se completen los datos que falten o se proceda a su subsanación".

  Una vez ha sido inscrito el Fichero en el Registro, la Agencia Española de Protección de Datos, nos comunicará la misma indicando el código de inscripción que se le ha asignado al Fichero. Este código de inscripción ha de ser correctamente archivado por el Responsable del Fichero, pues el mismo nos permitirá la posterior modificación o supresión del Fichero.

  En este sentido, el art. 26.5 establece: "Transcurrido un mes desde la presentación de la solicitud de inscripción sin que la Agencia Española de Protección de Datos hubiera resuelto sobre la misma, se entenderá inscrito el fichero automatizado a todos los efectos".

Modificación y/o Supresión de Ficheros

El procedimiento establecido para la modificación y supresión de Ficheros inscritos en la Agencia Española de Protección de Datos, es el mismo que el indicado para la creación de Ficheros.

No obstante, y como principal diferencia entre dichos procedimientos, encontramos la necesidad de contar con el código de inscripción otorgado por la Agencia Española de Protección de Datos en el momento de la inscripción del Fichero, para poder efectuar cualquier modificación del Fichero inscrito, o bien para la Supresión del mismo.

• Especialidades de la Modificación de Ficheros.
  El art. 26.3 de la LOPD establece "Deberán comunicarse a la Agencia Española de Protección de Datos los cambios que se produzcan en la finalidad del fichero automatizado, en su responsable y en la dirección de su ubicación".
  A través de la aplicación de Notificaciones de la Agencia Española de Protección de Datos, marcaremos la opción "Creación Nueva Notificación. Modificación".
  La aplicación nos solicitará la identificación del Responsable del Fichero, así como el código de inscripción.
  El Responsable del Fichero deberá señalar los apartados a modificar, y dentro de los mismos completar los datos que han sido modificados.
  
  
• Especialidades de la Supresión de Ficheros.
  A través de la aplicación de Notificaciones de la Agencia Española de Protección de Datos, marcaremos la opción "Creación Nueva Notificación. Supresión".La aplicación nos solicitará la identificación del Responsable del Fichero, así como el código de inscripción.Igualmente, deberemos señalar cuales son los motivos que llevan a la supresión del Fichero (cese de actividad, término de la finalidad que motivó la creación del fichero, etc...).
  Por último, será necesario indicar en el Formulario de Supresión del Fichero, el destino de los datos o las medidas que van a ser adoptadas para garantizar la destrucción segura de los datos contenidos en el Fichero a suprimir.

María González Moreno
Manaca Consulting, S.L.

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