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El derecho de información en la recogida de los datos (art. 5 LOPD)

La LOPD establece una obligación previa de informar al afectado a la hora de recabar sus datos personales de una serie de extremos, para que el afectado pueda suministrar o no sus datos con el pleno conocimiento del alcance del tratamiento que se va a realizar.

14/09/2007 Microsoft Centro para Empresas y Profesionales

Establece la Ley que esta información deberá ser incorporada, en forma claramente legible a todos aquellos formularios, cupones, cuestionarios o impresos en los que se proceda a la recogida de datos. También debe incorporarse esta información en los contratos que se suscriben, con la finalidad de informar sobre el tratamiento que se va a realizar de los datos de clientes, proveedores o personal laboral.

Datos recabados del propio interesado

Se debe informar al interesado de forma previa, expresa, precisa e inequívoca de:

• De la existencia de un fichero o tratamiento de datos de carácter personal, de la finalidad de la recogida de los datos y de los destinatarios de la información.
• Del carácter obligatorio o facultativo de su respuesta a las preguntas que les sean planteadas.
• De las consecuencias de la obtención de los datos o de la negativa a suministrarlos.
• De la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
• De la identidad y dirección del responsable del tratamiento, o en su caso, de su representante.

Como indicamos anteriormente, si los datos son recabados mediante cuestionarios, formularios u otros impresos (en formato papel o electrónico), las menciones anteriores deberán figurar en los mismos de forma claramente legible.

Un ejemplo de la información a proporcionar al interesado a través de una Cláusula LOPD para un formulario de recogida de datos podría ser la siguiente:
"De conformidad con la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos Personales y a través de la cumplimentación del presente formulario, Vd. presta su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales facilitados, que serán incorporados al fichero "XXXXXXX", titularidad de la EMPRESA XXX, inscrito en el Registro General de la Agencia Española de Protección de Datos, cuya finalidad es la gestión fiscal, contable y administrativa de la relación contractual, así como el envío de información comercial sobre nuestros productos y servicios.
Igualmente le informamos que podrá ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición establecidos en dicha Ley a través de carta certificada, adjuntando fotocopia de su DNI/Pasaporte, en la siguiente dirección: EMPRESA XXX. Departamento de Atención al Cliente LOPD. C/XXXXXX nº X. 46000 Valencia.
Los campos señalados con * son obligatorios."

Datos recabados de terceros

Estos casos se refieren, principalmente, a los supuestos de cesiones de datos entre empresas.

La ley establece, en el art. 5.4, que –"Cuando los datos de carácter personal no hayan sido recabados del interesado, éste deberá ser informado de forma expresa, precisa e inequívoca, por el responsable del fichero o su representante, dentro de los tres meses siguientes al momento del registro de los datos, salvo que ya hubiera sido informado con anterioridad del contenido del tratamiento, de la procedencia de los datos, así como de los previsto en las letras a), d) y e) del apartado 1 del presente artículo"-.

Por ello, en el caso de obtener datos que no hayan sido directamente recabados de los interesados, deberemos asegurarnos que la empresa que nos cede los datos haya cumplido con el deber de información; sino, deberemos comunicar al interesado:

• Procedencia de los datos.
• El titular del Fichero.
• Las finalidades del tratamiento.
• El carácter obligatorio/facultativo de las respuestas.
• De los derechos que le asisten y su posibilidad de ejercicio.
• De la dirección y, en su caso, las condiciones para ejercitar tales derechos.

Fija, igualmente, la ley una serie de excepciones, en el art. 5.5 a esta obligación de informar:

1. Que se le haya informado con anterioridad, por la empresa que recabó originariamente los datos.
2. Que así lo prevea expresamente una Ley.
3. Que el tratamiento tenga fines históricos, científicos o estadísticos.
4. Cuando, a criterio de la Agencia Española de Protección de Datos, resulte imposible o exija un esfuerzo desproporcionado realizar tal comunicación, siempre atendiendo al número de interesados, antigüedad de los datos y a las posibles medidas compensatorias.

Datos recabados de fuentes accesibles al público

Cuando los datos proceden de fuentes accesibles al público (repertorios telefónicos, guías profesionales, etc.) y se destinen a la actividad de publicidad o prospección comercial, se debe informar al interesado en cada comunicación que se le realice de:

• El origen de los datos.
• La identidad y dirección del Responsable del Fichero.
• Las finalidades del tratamiento.
• La posibilidad del ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

Incumplimiento del derecho de información en la recogida de datos

La LOPD fija como infracción de carácter leve la recogida de los datos de carácter personal de los propios afectados sin proporcionarles la información que se describe en el art. 5 (art.44.2.d); siendo considerada como infracción grave si los datos fueron recabados de persona distinta del afectado (art. 44.3.l).

Andrés Veyrat Marqués
Manaca Consulting, S.L.

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