Casos prácticos

Caso práctico: nuevo sistema informático para la empresa Seguridad Industrial, S.A. (SEINSA)

Experiencia real de la empresa SEINSA, contada por sus propios protagonistas, relativa al proceso de elección e implantación de un nuevo sistema informático en la empresa que abarcase todas las áreas de la organización, capaz de crecer y adaptarse a nuevas necesidades y de ágil manejo.

01/12/2003 CEIN

Descripción

El punto de partida de la situación informática de SEINSA antes de incorporarse al programa Av@npyme era que poseía un sistema informático que había ido creciendo y complementándose a través de los años, con partes añadidas que solucionaban nuevas necesidades concretas que iban surgiendo, sin una visión global.

El sistema existente sólo abarcaba la actividad administrativa, y parte de la actividad comercial y productiva de la empresa. El resto de áreas de la empresa (producción y comercial en su totalidad, oficina técnica y calidad), se apoyaban en programas y aplicaciones creadas internamente mediante hojas de cálculo y bases de datos.

Estas aplicaciones particulares, al haber nacido por separado y en diferentes momentos, respondían a necesidades concretas, pero no tenían relación ni conexión entre sí, ni tampoco con el sistema informático "general". Se trataba de sistemas paralelos, con la consecuencia de que la información no pasaba fluidamente entre las distintas áreas de la empresa.

Las necesidades eran crecientes en todos los departamentos y el sistema informático existente no podía crecer más, ya que su estructura, establecida diez años atrás, no estaba preparada para ello.

El nuevo sistema informático debía reunir estas condiciones:

• Sistema integral, que abarcase todas las áreas de la empresa, de forma que la información estuviese disponible donde hiciese falta, en cualquier momento, y sin problemas de conexión.
• Preparado para crecer y adaptarse a nuevas necesidades, sin aplicaciones y programas añadidos externos.
• Sólido y de ágil manejo, ya que debería ser utilizado en todas las áreas y por cualquier persona de la organización (cada una según su necesidad).

El proceso para elegir-diseñar el nuevo sistema informático fue el siguiente:

• A través de CEIN se seleccionó un consultor experto que ayudara a SEINSA a decidir cuál era la mejor solución informática.
• Irati Consulting, consultor seleccionado, estudió pormenorizadamente, área por área, las necesidades informáticas de la empresa y los flujos de información entre unas y otras. Este estudio se hizo con la participación directa de las todas personas que iban a utilizar el sistema.
• A continuación, Irati Consulting preseleccionó tres programas del mercado que podían satisfacer estas necesidades. 
• SEINSA estudió en profundidad cada uno de estos programas y asistió a demostraciones prácticas por parte de sus distribuidores, estudiando su grado de adecuación a sus necesidades específicas.
• Finalmente se escogió uno de ellos, "Navision", ya que reunía las mejores condiciones en cuanto a capacidad de adaptación, potencial de crecimiento, asistencia técnica, etc.. Se estudió muy especialmente su potencial de futuro; de este modo, las posibilidades que ofrecía eran incluso superiores en muchos casos a las necesidades de SEINSA en esos momentos, pero se planteó este proyecto como la adquisición de una herramienta a largo plazo. 
• A lo largo de un año se implantó el nuevo sistema, haciendo todas las adaptaciones necesarias para "personalizarlo" y adecuarlo exactamente a las necesidades de la empresa. 
• Tanto la fase de consultoría como la de implantación contaron con el seguimiento de CEIN y con ayudas económicas.

Conclusiones

• SEINSA cuenta ahora con un sistema informático integral, común a toda la empresa, que evita duplicidades de información y problemas de conexión.
• La información es común para toda la compañía y todas las áreas. El trabajo es más eficiente.
• El hecho de que en la detección de necesidades, elección y adaptación del sistema final haya participado el personal de SEINSA ha hecho que el nuevo sistema, pese a suponer un importante cambio, haya sido bien acogido y utilizado desde el primer día.
• El sistema va creciendo y adaptándose paulatinamente a las nuevas necesidades de la empresa, de forma que, habiendo partido de una aplicación más ó menos generalista, cada vez evoluciona hacia una mayor personalización y adaptación, aumentando su eficacia. 
• El nuevo sistema ha multiplicado por tres la información (y las posibilidades de combinarla) disponible en SEINSA en el día a día para la toma de decisiones. Este aumento de información ha abierto a su vez nuevas posibilidades que el propio sistema está cubriendo.
• El grado de adaptación e implantación del sistema informático en SEINSA es tal, que actualmente la empresa no podría funcionar sin él. La gestión comercial, de producción, de creación de nuevos productos... sin este sistema sería imposible.

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