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Ámbito de aplicación de la LOPD. ¿Qué datos o ficheros se regulan por esta ley y cuáles no?

Una de las principales dudas que se encuentran los empresarios y profesionales con respecto a la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) es la determinación de qué ficheros o datos de carácter personal tratados se encuentran amparados por la normativa, qué plazos existen para la aplicar la regulación o si existen excepciones.

30/01/2006 Microsoft Centro para Empresas y Profesionales

• Ámbito de Aplicación Material, ¿Qué datos se encuentran incluidos en la LOPD?

  La LOPD establece su ámbito de aplicación en el artículo 2, al establecer que "la presente Ley Orgánica será de aplicación a los datos de carácter personal registrados en soporte físico, que los haga susceptibles de tratamiento, y a toda modalidad de uso posterior de estos datos por los sectores público y privado".

  Así, para la determinación de qué concretos ficheros o datos de carácter personal entran dentro del ámbito de aplicación de la LOPD debemos tener en cuenta tres conceptos: "dato personal", "fichero" y "tratamiento".

  • Dato de carácter personal, entendido como cualquier información concerniente a personas físicas, identificadas o identificables; es decir, toda información numérica, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo susceptible de recogida, tratamiento o transmisión concerniente a una persona física identificada o identificable.
    Así, de cara a la ley, dato de carácter personal es cualquier elemento que permite determinar, de manera directa o indirecta, la identidad física, fisiológica, psíquica, económica, cultural o social de una persona física.
    
  • Fichero, entendido como conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que sea la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso. Es, por tanto, el soporte físico, sea automatizado o no, en el que se recoge y almacena, de manera organizada, el conjunto de datos que integra la información.
    
  • Tratamiento, entendido como las operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no, que permitan la recogida, grabación, conservación, elaboración, modificación, bloqueo y cancelación, así como las cesiones de datos que resulten de comunicaciones, consultas, interconexiones y transferencias.

  Si bien entendemos que los ficheros de datos de carácter personal que se mantengan en soporte informático o telemático no presentan grandes dudas para su determinación, puesto que para su creación se exige, con carácter previo, la grabación, depuración y estructuración de una forma determinada, no sucede lo mismo para los ficheros en soporte papel (o ficheros no automatizados).

  Para poder determinar cuando los datos registrados en soporte papel son susceptibles de tratamiento, y en consecuencia, se encuentren incluidos en el ámbito de aplicación de la LOPD, hay que atender a los siguientes requisitos:

  • Que el tratamiento no automatizado se refiera a datos comprendidos en un fichero en soporte papel.
  • Y, que dichos datos se encuentren organizados estructurados u ordenados por criterios específicos. no considerándose, en consecuencia fichero, la existencia de carpetas no estructuradas, aunque estás contengan datos de carácter personal (por ejemplo: en una consulta médica las carpetas o fichas de pacientes ordenadas alfabéticamente por el nombre de los mismos, se consideraría un fichero susceptible de tratamiento, siéndole por tanto de aplicación la LOPD).

  De este modo, la Ley concibe los ficheros protegidos desde una perspectiva dinámica; es decir, no los entiende como un mero depósito de datos, sino, como una globalidad de procesos o aplicaciones que se llevan a cabo con los datos almacenados (por ejemplo: en la consulta médica en la que los datos de los pacientes están recogidos en fichas, las mismas no suponen un mero deposito de datos, sino que permiten al médico efectuar un análisis de las distintas visitas que ha efectuado el paciente, revisar la historia clínica del paciente, y ofrecer un tratamiento o diagnóstico que se adapte a las circunstancias concretas de cada paciente).

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