Nociones básicas

Las respuestas a todas las preguntas sobre Vigilancia Tecnológica

Un resumen de las dudas más habituales que surgen en el campo de la Vigilancia Tecnológica; qué es concretamente, cómo se hace, qué es la Inteligencia Tecnológica y Económica...

01/11/2003 Grupo CDE - CDE Centro de Vigilancia, Normas y Patentes

• ¿Qué es Vigilancia Tecnológica?
• ¿Quién debe practicar la Vigilancia Tecnológica?
• ¿Cuáles son los objetivos de la Vigilancia Tecnológica?
• ¿La Vigilancia Tecnológica debe hacerse a corto plazo o a medio plazo?
• ¿Qué tipos de vigilancia puede haber?
• ¿Es reciente la práctica de la Vigilancia Tecnológica?
• ¿Qué es la Inteligencia Tecnológica y Económica?
• ¿En qué se diferencian la Vigilancia Tecnológica y la Prospectiva Tecnológica?
• ¿Cuál es la relación entre la Inteligencia Empresarial y la Planificación Estratégica?
• ¿Cuál es la relación de la Vigilancia Tecnológica con la Gestión del Conocimiento?
• ¿Qué relación tiene la Vigilancia Tecnológica con la Gestión de la Información?
• ¿La inteligencia empresarial tiene en cuenta los rumores?
• ¿Que relación tiene la vigilancia tecnológica con las búsquedas en bases de datos?
• ¿Qué tipo de fuentes de información se analizan?
• ¿Qué relación tiene la Vigilancia Tecnológica con las patentes?
• ¿A cuantas personas implica en una organización?
• ¿Cuáles son las ventajas de la Vigilancia Tecnológica?

¿Qué es Vigilancia Tecnológica?

Una definición bastante aceptada es la siguiente: "Es el conjunto de acciones coordinadas de búsqueda, tratamiento (filtrado, clasificación, análisis) y distribución de información obtenida de modo legal, útil para distintas personas de una organización en su proceso de toma de decisiones y para alimentar su reflexión estratégica"

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¿Quién debe practicar la Vigilancia Tecnológica?

Todas las empresas que tengan un producto o tecnología propia en el mercado practican la Vigilancia Tecnológica, aunque no lo hagan de un modo consciente y sistemático. Mantener un producto en un mercado significa tomar decisiones sobre sus prestaciones, características, precio, etc, y posicionarlo en relación con los demás productos o tecnologías con los que compite.

Es fundamental captar novedades sobre los demás productos o sobre nuevas tecnologías que podría incorporar nuestro producto para la supervivencia y el éxito empresarial.

Esta necesidad de captar información aumenta si los productos se comercializan en distintos países. En este caso es mucho más necesario captar de una manera ordenada y sistemática informaciones sobre los competidores, nuevos productos, novedades técnicas, regulaciones, etc

Implantar esta metodología tiene mayor importancia cuanto menor sea la experiencia acumulada de la empresa en su sector de actividad. Por tanto, es crítica:

- para la correcta definición del modelo de negocio de cualquier iniciativa empresarial
- para el correcto arranque y para las primeras fases de actividad de una empresa
- para cualquier proceso de diversificación empresarial
- en general es de alto interés para cualquier empresa cuyo entorno evolucione muy rápidamente.

La implantación de la VT-IC en una empresa permite garantizar que dicha empresa tiene métodos y herramientas para captar y analizar los cambios del entorno y que por tanto es una empresa con más posibilidades de reaccionar, adaptarse y sobrevivir en entornos cambiantes.

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¿Cuáles son los objetivos de la Vigilancia Tecnológica?

Se pueden resumir en tres:
1- Captar e informar puntualmente de ciertas cuestiones en cuanto ocurran ciertos eventos o en cuanto se publiquen ciertos documentos. 2- Analizar las informaciones que van apareciendo de modo contínuo con criterios y objetivos definidos.

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¿La Vigilancia Tecnológica debe hacerse a corto plazo o a medio plazo?

La metodología de la Vigilancia Tecnológica puede servir tanto para el corto plazo (Vigilancia de tipo operativo) como para el medio plazo (Vigilancia de tipo estratégico). Una y otra se diferencian en que explotan diferentes fuentes de información y hacen distintos análisis de las informaciones recopiladas.

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¿Qué tipos de vigilancia puede haber?

Si analizamos el proceso de vigilancia desde dentro de la empresa, podemos distinguir varias partes:

- Vigilancia Tecnológica, que se ocupa de los nuevos desarrollos tecnológicos que pueden afectar a los productos y procesos de la empresa.
- Vigilancia de la Competencia, que analiza los movimientos de fusiones y adquisiciones, inversiones, nuevas plantas productivas de la competencia, etc.
- Vigilancia Comercial, centrada en detectar cambios en la distribución y estrategias comerciales. .
- Vigilancia de Regulaciones, referida a la evolución de las normas y regulaciones de obligado cumplimiento por los productos de la empresa. .
.
La suma de dichas partes conforman el proceso de la Vigilancia Estratégica, válida para que la dirección tenga una visión global del entorno de la empresa y tome decisiones de tipo estratégico.

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¿Es reciente la práctica de la Vigilancia Tecnológica?

No, la Vigilancia Tecnológica se ha practicado desde siempre, utilizando las herramientas disponibles en cada momento, aunque es cierto que en la última década del siglo XX ha tenido un gran auge por varias razones:

- La aceleración en todas las ·reas de la tecnología: Cada vez tiene más sentido buscar soluciones desarrolladas para otro sector y adaptarlas a nuestro caso que hacer el desarrollo original. Del mismo modo, hay que estar alerta de que las tecnologías utilizadas por nuestros productos no se queden obsoletas.

- Los avances logrados en las tecnologías de la información y comunicaciones: Ahora hay muchas más opciones para que las tareas de captación, filtrado, análisis etc puedan ser automatizadas y sean más potentes.

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¿Qué es la Inteligencia Tecnológica y Económica?

Digamos que es la versión más moderna y más desarrollada de la misma idea, en la que se ha sustituido el concepto de "vigilancia" de uso más europeo por el concepto anglosajón de "inteligencia" y se ha aplicado al ámbito empresarial en general, sin hacer un especial hincapié en la tecnología. También se suele utilizar el término "Inteligencia Empresarial"

La Inteligencia Empresarial supera los límites de la Vigilancia Tecnológica en tres aspectos:

- Abarca la captación de información de cualquier fuente y formato, independientemente de si es formal (p.ej. un documento) o informal (p.ej. una conversación)
- Abarca todo tipo de contenidos: información técnica, económica, comercial, regulaciones, etc. siempre y cuando sean de interés para la empresa
- Incluye explícitamente otros tratamientos adicionales a la información: la asimilación de los contenidos, la toma de decisiones y la protección de los resultados.

Una buena definición que es a la vez corta y clara es la siguiente: "Es la metodología que tiene como objetivo dar la información correcta a la persona correcta en el momento correcto para tomar la decisión correcta" Michael E. Porter (Harvard Business School)

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¿En qué se diferencian la Vigilancia Tecnológica y la Prospectiva Tecnológica?

En tres puntos:

- En el plazo:
La Vigilancia Tecnológica se centra en analizar el corto-medio plazo, mientras que la Prospectiva Tecnológica está más enfocada en el análisis del medio-largo plazo

- En la metodología:
La Vigilancia Tecnológica se basa fundamentalmente en la colaboración de un grupo de personas de dentro de una organización (aunque puede tener un soporte puntual de expertos situados fuera de la misma) y en un procedimiento sistemático de búsqueda, filtrado, evaluación y análisis de informaciones para soportar la toma de decisiones de dicha organización.
Por su parte, la Prospectiva Tecnológica puede usar varias metodologías, aunque la más común se basa en lograr consensos entre un grupo multidisciplinar de expertos pertenecientes a diferentes tipos de organizaciones sobre los escenarios más probables en relación con una cuestión.

- En su aplicación o uso:
Debido a los distintos enfoques temporales y organizativos, la Vigilancia Tecnológica tiene un mayor interés para las empresas, mientras que la Prospectiva Tecnológica es más utilizada por las Administraciones públicas para establecer políticas tecnológicas etc. No obstante ambas metodologías pueden utilizarse para ambos usos.

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¿Cuál es la relación entre la Inteligencia Empresarial y la Planificación Estratégica?

Podemos afirmar que tienen una relación de interdependencia.

En primer lugar la Inteligencia Tecnológica y Económica se basa en el escenario descrito en el Plan Estratégico de la empresa. Gracias a este documento se pueden identificar los Factores Críticos de Vigilancia y planificar las tareas a realizar.

El análisis sistemático de estos factores críticos permite identificar de modo temprano los cambios que se van produciendo en este escenario definido en el plan estratégico. Permite detectar señales de cambio, analizar tendencias, reacciones, estrategias de los competidores, nuevas amenazas y oportunidades, etc.

Por tanto las labores de inteligencia permiten que la empresa actualice continuamente este escenario, aportando 'velocidad' y 'dinamismo' al entorno competitivo.

Como consecuencia, el Plan estratégico de la empresa se realimentar· periódicamente de los resultados obtenidos de las tareas de inteligencia empresarial, permitiendo reposicionarse, reaccionar y variar progresivamente la estrategia de la empresa.

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¿Cuál es la relación de la Vigilancia Tecnológica con la Gestión del Conocimiento?

Los rasgos que definen a la Gestión del Conocimiento son:

- Está orientada a la gestión de flujos de conocimiento
- Está centrada en la generación y estructuración de nuevo conocimiento interno
- Su actividad está orientada hacia el interior de la empresa
- Una de sus prioridades es no perder la información acumulada en el pasado.

Por otro lado, la Vigilancia Tecnológica se caracteriza por lo siguiente:

- Está orientada a la gestión de flujos de información externa
- Está centrada en su captación, análisis y conversión en conocimiento interno
- Es una actividad orientada al exterior de la empresa
- Se caracteriza por su enfoque anticipativo, de detección de tendencias, oportunidades y amenazas

Como puede observarse la actividad de Vigilancia Tecnológica tiene un enfoque complementario a la actividad de Gestión del Conocimiento. Su principal relación es que ambas actividades van a estar soportadas en documentos que coexisten en la misma Intranet.

- Los documentos de "Vigilancia Tecnológica" corresponder??an con ciertas señales externas sin analizar o en fase de análisis (conocimientos pendientes de adquirir).

- Los documentos de "Gestión de Conocimiento" corresponderán con documentos propios que incluyen procedimientos y detalles internos de la empresa, que son el resultado de haber analizado los anteriores documentos y haber tomado las decisiones correspondientes.

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¿Qué relación tiene la Vigilancia Tecnológica con la Gestión de la Información?

Muy directa. La Vigilancia Tecnológica utiliza continuamente técnicas de gestión de la información en cada uno de sus pasos: captación, filtrado, análisis, distribución, almacenamiento y protección de la información. Naturalmente se utilizan sistemas informáticos como soporte para estos procesos, pero no hay que olvidar que sólo van a ser el soporte. El principal componente de la Vigilancia Tecnológica reside en las personas que interpretan todas las señales y toman las decisiones a partir de dicho soporte.

El ritmo acelerado de cambios y la sobreabundancia de información hacen que el "instinto empresarial" no sea ya suficiente por sí solo. Hay que descansar en un correcto sistema de Gestión de la Información del entorno para tomar las decisiones correctas.

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¿La inteligencia empresarial tiene en cuenta los rumores?

Los rumores no se pueden considerar como una fuente de información de calidad y por tanto no se emplean. SÌ se pueden considerar las informaciones "informales" fruto de conversaciones con clientes, proveedores, etc sobre cuestiones de interés para la empresa, pero en dicho caso es necesario validarlas, completarlas o matizarlas con otras fuentes. Es muy importante que las informaciones que se analicen sean de alta calidad.

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¿Que relación tiene la vigilancia tecnológica con las búsquedas en bases de datos?

La Vigilancia Tecnológica es una metodología que utiliza todas las herramientas posibles para llevar a cabo todo el proceso.

Las Bases de Datos en sí mismas son sólo herramientas al servicio de dicha metodología. Las principales diferencias provienen del método utilizado y no tanto las herramientas utilizadas.

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¿Qué tipo de fuentes de información se analizan?

En actividades de vigilancia tecnológica se suelen analizar fundamentalmente las patentes, bibliografía técnica, proyectos de I+D, Ofertas tecnológicas, tesis doctorales, congresos, etc.

No obstante es necesario completar dichas fuentes con otras informaciones informales, provenientes de los clientes, los proveedores, los distribuidores, las empresas de la competencia, las asociaciones sectoriales, los centros tecnológicos y universidades, las entidades financieras, etc.

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¿Qué relación tiene la Vigilancia Tecnológica con las patentes?

Las patentes son una magnífica fuente de información para practicar labores de Vigilancia Tecnológica, ya que:

- Es una información muy temprana, que se anticipa a la aparición de nuevos productos o tecnologías en el mercado.

- Aportan información sobre potenciales nuevos productos de los competidores. Permite ver la línea de desarrollos sobre todo de los líderes, ya que éstos suelen proteger su I+D con patentes.

- Es un tipo de información poco divulgada, más del 70% de la información recogida en patentes no se publica en ningún otro medio.

- Sirve para vigilar los desarrollos sobre cualquier tecnología o producto: abarca todos los campos de la técnica.

- Son documentos normalizados a escala internacional. Esto permite que se hagan distintos análisis, comparaciones, etc que tienen mucha utilidad

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¿A cuantas personas implica en una organización?

Las mejores prácticas en empresas medianas-grandes señalan la conveniencia de que exista un responsable del sistema de Vigilancia que dinamice y coordine todos los esfuerzos de captación de información y análisis, pero es un trabajo que involucra a todos los departamentos y pueden participar muchas personas. Se pueden distinguir varios tipos de participación:

- Por un lado están aquellas persona que tienen más contacto con los clientes, proveedores y con fuentes de información.

- A continuación están los expertos (internos o externos) que comprenden las implicaciones de dichas informaciones para la empresa y pueden analizarlas correctamente.

- Finalmente están los directores y el director general como clientes del servicio, que utilizarán las conclusiones obtenidas la toma de decisiones.

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¿Cuáles son las ventajas de la Vigilancia Tecnológica?

En primer lugar, mejora del conocimiento de la propia empresa (capacidades tecnológicas, relaciones de dependencia entre tecnologías/normas/productos, debilidades y fortalezas con respecto a clientes, proveedores, etc).

Permite analizar las fortalezas y debilidades de los competidores ya conocidos e identificar a nuevos competidores potenciales. Por tanto nos permite mejorar el posicionamiento competitivo y mejorar la estrategia con respecto a ellos.

Permite identificar a posibles socios para cooperar, detectar nuevos productos o desarrollos de interés, redes de colaboración etc

En particular permite mejorar la gestión del I+D:

- Definir de las líneas de I+D para las que la empresa tiene buenos recursos propios.
- Definir las líneas de I+D en las que hay que seleccionar socios tecnológicos.
- Mejorar en la selección y comparación de tecnologías para realizar una inversión.
- Mejorar en la selección de socios tecnológicos en la negociación de licencias.

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